Im Windows 7 Explorer Dateien mit Markierungen zur Verwendung in der Suche versehen

Eine Anleitung mit Bildern zum Hinzufügen von Markierungen zu Dateien im Windows 7 Explorer und dem Arbeiten mit diesen Markierungen

Eine wenig beachtete Funktion des Explorers in Windows 7 ist die Möglichkeit Dateien mit Markierungen zu versehen. Die in den Dateien gespeicherte Markierungen sind nicht nur für die Anzeige zusätzlicher Datei-Informationen im Explorer selbst bestimmt, sondern können auch bei der Suche nach bestimmten Dateien gezielt verwendet werden.

Das Setzen und Speichern von Markierungen in den Dateien sowie deren Verwendung bei der Suche soll hier kurz vorgestellt und beschrieben werden.

Windows 7 – Dateien mit Markierungen versehen

Standardmäßig wird im Explorer von Windows 7 in der unteren Zeile der Detailbereich angezeigt. Dieser Bereich zeigt Informationen zu einem ausgewähltem Ordner oder einer ausgewählten Datei an. Der Umfang dieser Informationen und auch der selbst editierbaren Angaben unterscheidet sich dabei nach Typ und Herkunft der ausgewählten Datei. Im Detailbereich editierbare Datei-Informationen sind dabei durch „hinzufügen“ gekennzeichnet, z.B. Markierung hinzufügen, Titel hinzufügen oder auch Kommentare hinzufügen.

Die Dateien können einzeln mit Markierungen versehen werden oder bei vorheriger Auswahl gleich mehrerer Dateien auch gemeinsam.

Die Abb. 1 zeigt einen Bilderorder in der Symbolansicht im welchem 60 Dateien zur gemeinsamen Bearbeitung ausgewählt wurden. Nach Setzen des Cursors in das Feld Markierung hinzufügen kann dort ein entsprechender Text eingegebenen und mit Klick auf Speichern als Markierung in die alle Dateien übernommen werden.

(Zur Darstellung in Originalgröße die Abbildungen anklicken)

^{Abb. 1 – Windows 7 – Explorer – Markierung hinzufügen}

Um Dateien mit bestimmten Markierungen auf dem Rechner zu suchen ist im Feld Programme/Dateien durchsuchen im Startmenü durch Eingabe von Markierungen: die Suche auf diese zu beschränken und zusätzlich der Suchbegriff einzugeben, welcher ausschließlich in den Markierungen der Dateien vorkommen soll.

Die Abb. 2 zeigt die Ergebnisliste einer Suche in den Markierungen mit dem Suchbegriff „SN-Treffen“. Neben den zuvor mit dieser Markierung versehenen 60 Bild-Dateien werden auch noch 3 Word-Dokumente angezeigt deren Markierungen ebenfalls diesen Text-String enthalten.

Mit Klick auf die Überschriften Dokumente bzw. Bilder öffnet sich ein scrollbares Explorer-Fenster mit allen Suchergebnissen dieser Rubrik in welchem dann auch die zugehörigen Pfade zu diesen Dateien angezeigt werden. Mit Klick auf Weiterer Ergebnisse anzeigen oberhalb des Suche-Feldes wird ein entsprechendes Explorer-Fenster mit allen Suchergebnissen geöffnet.

^{Abb. 2 – Windows 7 – Programme/Dateien durchsuchen – Markierungen}

Windows 7 – Die Markierungen von Dateien erweitern

Das Beispiel oben zeigt über die Namen der Word-Dokumente aber auch, dass es eventuell sinnvoll sein könnte die Markierungen zu erweitern um jedem Word-Dokument auch die entsprechenden Bilder zuzuordnen, damit bei einer verfeinerten Suche nur diese angezeigt werden.

Dazu ist der Bilderordner wieder im Explorer zu öffnen, aber nur der Teil der Dateien auszuwählen, der eine weitere gemeinsame Markierung erhalten soll. Im Eingabefeld wird die bereits gesetzte Markierung angezeigt, hinter dem automatisch hinzugefügtem Semikolon kann ein weiterer Text und mit Klick auf Speichern als weitere Markierung in die alle ausgewählten Dateien übernommen werden.

Die Abb. 3 zeigt den Bilderorder in der Symbolansicht im welchem 20 Dateien zur gemeinsamen Bearbeitung ausgewählt wurden. Neben der bereits vorher eingegebenen Markierung „SN-Treffen-2009“ wurde die zusätzliche Markierung „Tag-2“ eingefügt.

Für möglichst exakte Ergebnisse bei der späteren Suche sollten Text-Strings keine Leerzeichen enthalten da sonst jeder Teil für sich auf Übereinstimmung geprüft wird. Deshalb im Beispiel auch „Tag-2“ statt „Tag 2“.

^{Abb. 3 – Windows 7 – Explorer – Markierung erweitern}

Die Abb. 4 mit dem Bilderorder in der Detailansicht zeigt den Inhalt der in den Dateien gespeicherten Markierungen als zusätzliche Information an. Wie aus der Abbildung ersichtlich ist wurden diese noch um eine weitere Markierung mit dem Ort der Aufnahme ergänzt. Auch dieser Teil der Markierung könnte später für eine spezielle Suche verwendet werden.

^{Abb. 4 – Windows 7 – Explorer – Inhalt der Markierungen}

Die Möglichkeiten bei Verwendung von Markierungen in der Suche von Windows 7

Die Abb. 5 zeigt die Ergebnisliste einer Suche in den Markierungen der Dateien mit dem Suchbegriff „SN-Treffen Tag-3“. Es werden alle Dateien angezeigt in deren Markierungen die Text-Strings „SN-Treffen“ UND „Tag-3“ vorkommen. Die Markierungen der Word-Dokumente wurden vorher ebenfalls entsprechend überarbeitet.

Diese Trefferliste ist jetzt sehr speziell und zeigt tatsächlich nur Dateien an, welche inhaltlich zusammengehören. Mit Klick auf Weiterer Ergebnisse anzeigen und Auswahl dieser Dateien im Explorer-Fenster mit den Suchergebnissen könnte man diese Dateien unabhängig von ihrem jeweiligen Speichertort z.B. in einem Zip-Ordner zusammenfassen lassen oder auch per Senden an … auf andere Datenträger kopieren bzw. an Anwendungen übergeben.

^{Abb. 5 – Windows 7 – Programme/Dateien durchsuchen – Markierungen}

Die Abb. 6 zeigt die Ergebnisliste einer nicht auf Markierungen beschränkten Suche in den Dateien mit dem Suchbegriff „SN-Treffen 2009“. Es werden alle Dateien angezeigt in deren Namen, Inhalten und Datei-Informationen die Text-Strings „SN-Treffen“ UND „2009“ vorkommen. Die Bilder werden in dieser Trefferlist nur deshalb mit angezeigt, weil sie zuvor mit den entsprechenden Markierungen versehen wurden.

^{Abb. 6 – Windows 7 – Programme/Dateien durchsuchen}

Im Suche-Beispiel lt. Abb.6  wird auch eine „2009“ erstellte Excel-Tabelle mit dem Namen „SN-Treffen“ angezeigt und ebenfalls vier noch gespeicherte E-Mails mit „SN-Treffen 2009“ innerhalb des Betreffs. Der unterste Eintrag bezieht sich dagegen nur auf einen Eintrag im Verzeichnis der zuletzt geöffneten Word-Dokumente, ist also nur der Verweis auf einen Link welcher nicht unbedingt noch gültig sein muss.

Wie die o.a. Beispiele zeigen können mit entsprechenden Markierungen versehene Dateien auf diese Art auch über die Suche gefunden und die Suchergebnisse für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Das ist speziell bei Bildern von Vorteil, da diese ja in ihrem eigentlichen Inhalt solche Informationen nicht enthalten und sonst entsprechend umbenannt werden müssten.

Durch die Verwendung mehrerer Text-Strings in den Markierungen ist es auch möglich Dateien nach verschiedenen Kriterien suchen und anzeigen zu lassen. Wer diese Möglichkeiten systematisch nutzen möchte sollte sich jedoch von vornherein ein einheitliches System für das Setzen von Markierungen und deren Syntax überlegen. Sonst wird er früher oder später mit nicht zutreffenden Suchergebnissen überschüttet.

HINWEIS:

Der Detailbereich ist standardmäßig im Explorer von Windows 7 eingeblendet. Sollte dies einmal nicht der Fall sein wurde er eventuell bei einer früher vorgenommenen Änderung des Layouts deaktiviert. Damit er wieder angezeigt wird ist im Explorer unter Organisieren / Layout die Option Detailbereich einfach wieder zu aktivieren (siehe Abb. 7).

^{Abb. 7 – Windows 7 – Explorer – Detailbreich aktivieren}