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doppelte Kundennummern filtern, oder einem kunden alle nummern richtig zuordnen! wie geht das?
Frage
habe folgendes problem:
habe bei mir im PC die fibu von 3 firmen. jetzt sollen diese 3 firmen zu einer zusammengefaßt werden. und da fängt das problem an. ich habe mich zwar immerbemüht, für alle firmen jedem kunden die selbe debitorennummer zuzuordnen. das hat aber durch urlaub usw. durch meine vertretung (die auch debitoren angelegt hat) nicht immer geklappt. folgendes praktisches beispiel:
-in firma 1 hat der kunde "olga" (:-)) die nummer 4711, in firma 2 die nummer 0815, in firma 3 die nummer 88. wenn aber die firmen zusammengelegt werden, kann unser admin nicht einfach die daten kopieren. verständlich!
unser admin hat jetzt aus jeder firma alle debitoren in excel kopiert. alle in einer datei. auf verschiedenen blättern.
-manchmal hat ein und der selbe debitor die selben nummern. dann gibt es kein problem.
-manchmal hat ein und der selbe debitor verschiedene nummern. problem nummer 1.
-manchmal ist aber auch die debirorennummer 4711 in der einen firma mit dem namen "olga" und in der anderen firma aber mit dem namen "peter" belegt.
was kann ich machen, um einen akzeptablen abgleich zwischen namen, nummer und dessen belegung möglichst aus excel hinzubekommen?
ich hoffe, dass ich mich verständlich ausgedrückt habe!
vielen dank für eure umfangreiche hilfe sagt, wie immer im voraus,
olga!
Antwort 1 von want2cu
Hallo Olga,
wie wäre es mit einer Hilfsspalte, um die doppelten EInträge zu ermitteln?
Angenommen, die EInträge beginnen in A2, dann in B" folgende Formel:
=WENN(ODER(A2=A1;A2=A3);"DOPPELT";"")
IN der Hilfsspalte werden nun alle Doppeleinträge angezeigt und können per Autofilter ("nichtleere" anzeigen") angezeigt werden.
Dann muss m.E. händische Nacharbeit erfolgen, um zu entscheiden, wie udn welche Daten letztendlich übernommen werden sollen.
CU
want2cu
wie wäre es mit einer Hilfsspalte, um die doppelten EInträge zu ermitteln?
Angenommen, die EInträge beginnen in A2, dann in B" folgende Formel:
=WENN(ODER(A2=A1;A2=A3);"DOPPELT";"")
IN der Hilfsspalte werden nun alle Doppeleinträge angezeigt und können per Autofilter ("nichtleere" anzeigen") angezeigt werden.
Dann muss m.E. händische Nacharbeit erfolgen, um zu entscheiden, wie udn welche Daten letztendlich übernommen werden sollen.
CU
want2cu
Antwort 2 von olga
@want2cu
vielen dank. diesen ansatz hatte ich auch schon. ist halt zu fuß. ich wollte faul sein.
na ja, dann muss es so gehen, oder vielleicht doch nicht?
olga!
vielen dank. diesen ansatz hatte ich auch schon. ist halt zu fuß. ich wollte faul sein.
na ja, dann muss es so gehen, oder vielleicht doch nicht?
olga!
Antwort 3 von Aliba
Hi Olga,
ich würde die Sache folgendermaßen angehen:
1. Schritt, Beseitigung der regulären Duplikate:
Hierzu in jedem Tabellenblatt in die nächste freie Spalte den Ursprung des Kunden eintragen. Also z.B. in Spalte F eine 1 für Firma1 und entsprechend weit nach unten ziehen. Mit den beiden anderen Tabellenblättern ebenso verfahren. (Das wird dann später benötigt).
Jetzt die Daten aus Tabelle2 unter die Daten von Tabelle1 kopieren und die von Tabelle3 unter die von Tabelle2 ebenfalls in die erste Tabelle kopieren. Ich gehe jetzt einfach mal davon aus, daß in Spalte A die KD-Nr., in B der Kundenname und in C der Ort steht. Jetzt in z.B. Spalte G die Formel: =A2&B2&C2 Die Formel soweit benötigt nach unten ziehen. In Zeile1 stehen die Überschriften.
Jetzt markierst Du diese Spalte, dann DATEN - FILTER - SPEZIALFILTER
(Es könnte ein Hinweis von Excel kommen, daß Überschriften nicht erkannt wurden, einfach übergehen). Im nächsten Fenster, sollte dann bereits dieser Bereich eingetragen sein. Sollte Excel dies von sich aus auf die ganze Tabelle ausgeweitet haben, dann wieder ändern, daß nur diese eine Spalte darin steht.
Danach aktivierst Du die Einträge "An selber Stelle filtern" und "Keine Duplikate"
Die gefilterte Liste kopierst Du dann und fügst sie in ein neues Tabellenblatt ein.
Du hast jetzt eine Liste mit "einmaligen" Einträgen. Dieser Schritt ist eigentlich nur für die bessere Übersicht da, da nun halt die Datenmengen kleiner sind, denn die Liste ist um die regulären Duplikate bereinigt.
2. Schritt: Bereinigung doppelter Kunden mit unterschiedlichen KD-Nrn.
Zuerst musst Du Dir überlegen, welche KD-Nr. verwendet werden sollen, wenn KD doppelt aber mit unterschiedlichen Nummern vorhanden sind.
Wenn die Nr. von Fa. 1 genommen werden soll, dann muss die Liste nicht umsortiert werden, ansonsten mußt Du halt, wenn die Daten aus Firma 3 genommen werden sollen, die Daten nach Firma absteigend sortieren lassen. Wenn die Daten aus Firma 2 genommen werden sollen, dann entweder über eine Hilfsspalte sortieren lassen, oder einfach die Daten umkopieren.
Die Formel in Spalte G veränderst Du nun dahingehend:
=B2&C2 (Wenn die Einträge dadurch nicht eindeutig sind, also es z.B. Kunden gleichen Namens in der gleichen Stadt geben kann, dann evtl. um die Straße ergänzen) . Jetzt in Spalte H die Formel: =ZÄHLENWENN($G$2:G2;G2)=1 Die Formel wieder so weit benötigt nach unten ziehen. Für jeden Ersteintrag erhältst Du den Eintrag WAHR, für Duplikate FALSCH . Liste mit dem Autofilter nach FALSCH filtern.
Die gefilterten Daten in der Zeilenbezifferung markieren und mit Strg und - entfernen.
3. Schritt: Bearbeitung der doppelten KD-Nrn.
Die Formel in Spalte H ändern:
=ZÄHLENWENN($A$2:A2;A2)=1
Wie schon vorher erhältst Du die Einträge WAHR oder FALSCH.
Die Liste nach FALSCH filtern und für diese Einträge neue KD-Nrn. vergeben.
Den Autofilter wieder rausnehmen und Du hast Deine KD-Liste.
CU Aliba
ich würde die Sache folgendermaßen angehen:
1. Schritt, Beseitigung der regulären Duplikate:
Hierzu in jedem Tabellenblatt in die nächste freie Spalte den Ursprung des Kunden eintragen. Also z.B. in Spalte F eine 1 für Firma1 und entsprechend weit nach unten ziehen. Mit den beiden anderen Tabellenblättern ebenso verfahren. (Das wird dann später benötigt).
Jetzt die Daten aus Tabelle2 unter die Daten von Tabelle1 kopieren und die von Tabelle3 unter die von Tabelle2 ebenfalls in die erste Tabelle kopieren. Ich gehe jetzt einfach mal davon aus, daß in Spalte A die KD-Nr., in B der Kundenname und in C der Ort steht. Jetzt in z.B. Spalte G die Formel: =A2&B2&C2 Die Formel soweit benötigt nach unten ziehen. In Zeile1 stehen die Überschriften.
Jetzt markierst Du diese Spalte, dann DATEN - FILTER - SPEZIALFILTER
(Es könnte ein Hinweis von Excel kommen, daß Überschriften nicht erkannt wurden, einfach übergehen). Im nächsten Fenster, sollte dann bereits dieser Bereich eingetragen sein. Sollte Excel dies von sich aus auf die ganze Tabelle ausgeweitet haben, dann wieder ändern, daß nur diese eine Spalte darin steht.
Danach aktivierst Du die Einträge "An selber Stelle filtern" und "Keine Duplikate"
Die gefilterte Liste kopierst Du dann und fügst sie in ein neues Tabellenblatt ein.
Du hast jetzt eine Liste mit "einmaligen" Einträgen. Dieser Schritt ist eigentlich nur für die bessere Übersicht da, da nun halt die Datenmengen kleiner sind, denn die Liste ist um die regulären Duplikate bereinigt.
2. Schritt: Bereinigung doppelter Kunden mit unterschiedlichen KD-Nrn.
Zuerst musst Du Dir überlegen, welche KD-Nr. verwendet werden sollen, wenn KD doppelt aber mit unterschiedlichen Nummern vorhanden sind.
Wenn die Nr. von Fa. 1 genommen werden soll, dann muss die Liste nicht umsortiert werden, ansonsten mußt Du halt, wenn die Daten aus Firma 3 genommen werden sollen, die Daten nach Firma absteigend sortieren lassen. Wenn die Daten aus Firma 2 genommen werden sollen, dann entweder über eine Hilfsspalte sortieren lassen, oder einfach die Daten umkopieren.
Die Formel in Spalte G veränderst Du nun dahingehend:
=B2&C2 (Wenn die Einträge dadurch nicht eindeutig sind, also es z.B. Kunden gleichen Namens in der gleichen Stadt geben kann, dann evtl. um die Straße ergänzen) . Jetzt in Spalte H die Formel: =ZÄHLENWENN($G$2:G2;G2)=1 Die Formel wieder so weit benötigt nach unten ziehen. Für jeden Ersteintrag erhältst Du den Eintrag WAHR, für Duplikate FALSCH . Liste mit dem Autofilter nach FALSCH filtern.
Die gefilterten Daten in der Zeilenbezifferung markieren und mit Strg und - entfernen.
3. Schritt: Bearbeitung der doppelten KD-Nrn.
Die Formel in Spalte H ändern:
=ZÄHLENWENN($A$2:A2;A2)=1
Wie schon vorher erhältst Du die Einträge WAHR oder FALSCH.
Die Liste nach FALSCH filtern und für diese Einträge neue KD-Nrn. vergeben.
Den Autofilter wieder rausnehmen und Du hast Deine KD-Liste.
CU Aliba
Antwort 4 von olga
probier ich sofort aus.
danke schon jetzt
olga
danke schon jetzt
olga
Antwort 5 von olga
hat super geklappt!!!
einfach genial!
olga
einfach genial!
olga