Word 2007 Verknüpfung zu Exceldatei (2007) wird nicht aktualisiert

Question

Hallo zusammen

Wir arbeiten bei uns im Büro mit Briefvorlagen. Leider muss man die eigenen Angaben (d.h. Name, Tel-Nummer etc. immer anpassen) Nun habe ich in einer Exceldatei alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Angaben aufgelistet. Mit einem Makro wird in der Exceldatei automatisch der Benutzername von der Person angezeigt, welche die Datei momentan offen hat (Beispiel: Ich öffne die Datei und in der Zelle A1 steht „mzt4“ (mein Benutzername)

Mit einer Wenn-Funktion werden in eine bestimmte Zeile die Personalien vom aktuellen Benutzer kopiert.

Anhand einer Verknüpfung möchte ich die Daten welche in dieser Zeile sind, in das Word Dokument kopieren.

Die Verknüpfung funktioniert leider nur, wenn ich die Excel-Datei (das Mitarbeiterverzeichnis) geöffnet habe. Wenn es geschlossen ist funktioniert es nicht (auch nicht wenn ich das Word Dokument aktualisiere mit F9.)

Wie kann ich machen dass die Angaben automatisch aktualisiert werden, ohne dass ich die Exceldatei öffnen muss?

Liebe Grüsse
donjuandan

Answer 1

Hallo donjuandan,

so wie du das realisiert hast muss die Daten-Quelle geöffnet sein um die Daten übernehmen zu können.

Ich weiß ja nicht um wieviele Einträge an wievielen Stellen des Dokumentes es geht, ich selbst habe z.B. ein paar wiederkehrende Texte incl. ihrer Formatierung in die Autokorrektur von Word gepackt. Bei dir könnte z.B. „mzt4u“ automatisch zu Grußformel, Name und Funktion am Ende eines Briefes 'korrigiert' werden, oder „mzt4t“ zu Telefon, Fax und E-Mail.

Einfach den Text mal eintippen und in der gewünschten Form formatieren, markieren und dann über Word-Optionen / Dokumentenprüfung / Button Autokorrektur-Optionen... diesem formatierten Text ein Kürzel verpassen, welches natürlich in normalen Texten nicht als Zeichenfolge vorkommen darf. Auf 'Hinzufügen' klicken und OK.

Gibst du nun an einer beliebigen Stelle des Dokumentes das festgelegte Kürzel und ein Leerzeichen ein, erscheint dort automatisch der diesem Kürzel zugeordnete formatierte Text.

Probiere es einfach mal aus, eventuell wäre das auch eine Variante Standard-Vorlagen zu 'personalisieren' mit der sich die Mitarbeiter nicht allzu schwer tun.

Natürlich müsste das auf jedem Rechner unter Word einzeln eingerichtet werden, aber das wäre eine einmalige Aktion.

Gruß
Kalle

Answer 2

Hallo Kalle

Danke für Deine Antwort. Momentan habe ich bei den meisten Dokumenten Dropdownfelder eingefügt. Aber schlussendlich möchte ich die Mitarbeiterinformationen in einem zentralen Dokument verwalten (damit man bei einem Mitarbeiterwechsel nicht alle Dokumente ändern muss)
Jedoch denke ich nicht, dass die Autokorrektur-Variante die beste Lösung wäre, da nur die wenigsten ihre Benutzernamen (wie z.B. mzt4) kennen bzw. sich merken können… ;-) Und da wäre die Eingabe von mzt4t, mzt4u etc. wahrscheinlich auch schon zuviel verlangt. Zudem ist es, aus meiner Sicht zu umständlich, bei ca. 30 Mitarbeitern die Autokorrekturfunktion immer auf dem neusten Stand zu halten.

Liebe Grüsse
donjuandan

Answer 3

Hallo donjuandan,

ich will dir nichts aufschwatzen, aber trotzdem noch ein paar ergänzende Informationen um Missverständnisse auszuschließen.

Die unter Word selbst angelegten Autokorrekturen werden nur in dem jeweiligen Benutzerprofil gespeichert und verwendet. Es ist demzufolge möglich auf allen Rechnern und in allen Profilen einheitliche 'Kürzel' zu verwenden, deren konkreter Inhalt ergibt sich aus der Windows-Anmeldung unter welcher diese Autokorrektur in Word festgelegt wurde. Es könnte also von allen Mitarbeitern z.B. einheitlich 'krzl-unt', krzl-tel' usw. verwendet werden, ohne dass sie sich dabei ins Gehege kommen.

Eine zentrale Datenpflege ist dann natürlich nicht möglich, aber eben auch keine geöffnete externe Daten-Quelle erforderlich.

Bei rd. 30 Mitarbeitern an Rechnern würde ich ansonsten vermuten dass die Module von MS Office über eine Branchen-Software angesprochen werden. Da ergeben sich i.d.R. auch andere Möglichkeiten zur Personalisierung einheitlicher zentraler Vorlagen.

Gruß
Kalle