Hallo,
diese Antwort willst du garantiert nicht lesen wollen, aber wenn eine Firma ihre elektronische Geschäftskorrespondenz ausgerechnet über den Datenstaubsauger Googlemail abwickelt, dann hat sie die hierzulande geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz betrieblicher Daten vor dem unberechtigten Zugriff durch Dritte nicht verstanden.
Googlemail wertet automatisch jede ein- bzw. ausgehende E-Mail aus und kann nach den von euch bestätigten Nutzungsbedingungen mit den daraus gewonnen 'Erkenntnissen' nach eigenem Ermessen verfahren. Und während bei den meisten E-Mail-Diensten vom User gelöschte E-Mails auch tatsächlich vom Server entfernt werden, bewahrt Googlemail auch davon 'Sicherheitskopien' zur Verwendung nach eigenem Ermessen weiter auf.
Von einer deutschen Firma erwarte ich persönlich eigentlich, dass sie ihre elektronische Geschäftspost über einen E-Mail-Dienst abwickelt, welcher sich an die hierzulande geltenden Datenschutzbestimmungen hält. Als Kunde würde ich selbst jedenfalls keine geschäftlichen E-Mails an ein Googlemail-Konto schicken.
Euer 'Konzept' zum Senden, Empfangen und Archivieren der elektronischen Geschäftspost bedarf einer grundsätzlichen Überarbeitung, mit der Wahl eines anderen Anbieters allein ist es nicht getan.
Gruß
Kalle