Wie Posteingang nach Anzeigenamen sortieren? Kategorien gehen im IMAP nicht...

Question

Hallo

Bin nach vielen Jahren durch eine neue Geschäftsleitung wieder bei Outlook gelandet.

Ich habe verstanden, dass ich Mails im Posteingang NICHT nach dem Anzeigenamen sortieren kann, den ich im Adressbuch eingebe, sondern dass immer der vom Versender eingegebene Name angezeigt wird, nach diesem kann ich sortieren.

Jetzt habe ich aber einige Kunden, die mit dem gleichen Begriff angezeigt werden, z.B. "Info" oder "Service"

Dann muss ich immer alle Mails anklicken, bis ich den richtigen gefunden habe, und sie sind nicht alphabetisch nach Firma sortiert, was bei einigen hundert Mails im Posteingang ziemlich umständlich ist.

Abgesehen davon, jedes Mal die Suche zu bemühen - gibt es eine andere Möglichkeit - außer vielen Unterordnern - die Mails von einer Firma beieinander zu halten?

Also Mails von info@a und service@a und fritz@a beieinander - von info@x und service@x und Hans@x usw.

Ich hoffe, das war verständlich, sonst bitte fragen.

Outlook 365, Win 10 und 11 pro 64 bit

Vielen Dank und Gruß
Thomas

Answer 1

Hi,

Du kannst ganz einfach filtern. Gib im Suchfeld ein. von: FirmaA oder von: FirmaX und dir werden nur noch alle Emails angezeigt, die nach dem @ den gewünschten Firmennamen stehen haben.

Wenn dir das nicht ausreicht, kannst du die Emails auch Kategorien zuweisen. Evtl. sogar automatisch beim Empfang über eine Regel. Dann sind halt alle Emails der Roten Kategorie von Firma A und alle blauen von FirmaX. Die Kategorienamen kannst du anpassen und über bedingte Formatierung sogar von den anderen Emails klar hervorheben. Nach den Kategorien kannst du sogar sortieren oder eben auch wieder filtern.

Oder aber du wählst doch die vielen Unterordner. Wenn es sich nur um ein paar Firmen handelt, reicht das auch aus. Das Verschieben kannst du automatisch über eine Regel festlegen.

Gruß Mr. K.

Answer 2

Hi Mr. K

Danke für die Tipps und Anleitungen, werde ich so testen.

Gruß

Thomas

Answer 3

Hallo nochmal.

Abgesehen von der Suche, das klappt natürlich, habe ich jetzt die Ordnerstruktur gewählt.

Trotzdem noch eine Frage zu Kategorien.
Per Filter kann ich Kategorien setzen, aber im Email Bereich nicht danach suchen.

Alle Kategorie Felder sind ausgegraut.

Nach längerem Suchen habe ich dann gelesen, dass OL seit Version 2013 oder 2016 für IMAP Konten keine Kategorien mehr unterstützt.

Gibt es da einen Workaround?
Selbst, wenn ich per Eingangsfilterregel eine Kategorie zuweise, kann ich diese zwar in der Nachricht sehen, aber nicht danach selektieren - oder finde ich das einfach nur nicht?

An die Mods - falls das jetzt zu weit vom Ursprungsthema abweicht - gerne in einen passenderen oder neuen Faden verschieben...

Danke und Gruß
Thomas

Answer 4

Hi Thomas,

Da bin ich leider etwas überfragt. In meinem Outlook 2016 (das ich nur auf der Arbeit nutze) klappt das mit den Kategorien wunderbar. Ich kann danach filtern, sortieren oder suchen. Ich wüsste auch nicht welchen Grund es geben sollte, diese tolle Funktion in neueren Versionen rauszuschmeißen. Und was das mit IMAP-Konten zu tun hat ist mir ein Rätsel. Man weist die Kategorie doch nur einem in Outlook gespeicherten Email-Eintrag zu. Im Normalfall per rechtem Mausklick auf die Email und Auswahl der passenden Kategorie.

Wo hast du denn das gelesen, dass das nicht mehr unterstützt wird? Wenn es dir noch gelingt, Kategorien zuzuweisen, sollte es auch möglich sein danach zu suchen. Einfach im Suchfeld z.B. Category: Red (oder von mir aus auf Deutsch) eingeben und du erhältst eine Filterung auf alle Roten Kategorien.

PS: du kannst auch mehrere Kategorien zuweisen.

Gruß Mr. K.

Answer 5

Hi Mr. K

Guckst du hier:

https://www.office-hilfe.com/support/threads/farbkategorien-sind-verschwunden.22025/
https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/cannot-assign-color-categories-for-imap-accounts

Bei mir ist alles ausgegraut.

Kategorien zuweisen geht bei mir nur, wenn ich die Nachricht auf den Kalender ziehe oder sie beim Posteingang per Filter zuweise.

Das klappt aber nicht, wenn z.b. ein neuer Mitarbeiter in der Firma ist, der mir die erste Mail schreibet oder eine Mail von einem Kollegen Bezug auf diesen Händler hat...

Gruß Thomas