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Hallo zusammen, Gibt es eine (kostenlose) Möglichkeit E-Mails aus Tobit nach Outlook zu exportieren? Hab zwar schon Programme gefunden, die aber gleich einpaar hundert € kosten...

Keiner ´ne Idee????

Hy!

Ich bin auch gerade auf der Suche nach einer Lösung. Wir behalten TOBIT, ich möchte aber auf Grund der Datenmenge alle Mails älter als zwei Jahre "archivieren". Da Mails 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, möchte ich *.PST-Dateien (Outlook) verwenden, da man diese in Zukunft wahrscheinlich auch noch öffnen kann anstatt diesem Datei-wirr-warr das TOBIT veranstaltet.
Bis jetzt sieht die Idee so aus:

[1]
Mails per Drag und Drop in einen leeren Ordner ziehen.

[2]
Von dort aus die Mails in Outlook Express ziehen (z. B. in einen dort neu erstellten, leeren Ordner).

[3]
Outlook öffnen und eine Datenübernahme aus Outlook Express starten.

(Diesen Vorgang für jeden User wiederholen).

Leider kann man wohl nur so jeden Ordner einzeln übertragen. Kompliziert aber kostenlos!
(Wobei sich bei der geschätzten Anzahl der Stunden vielleicht doch der Kauf einer Software rechnet?)

wir haben das vor zwei Jahren gemacht. Wir haben einen Exchange Server parallel zum Tobit Server aufgesetzt und alle Postfächer eingerichtet und dann die Mails von Tobit neu an die Exchange Postfächer versendet. Irre aufwändig, aber für diese einmalige Geschichte wollten wir keine Extra Software kaufen....
Gruss, Feldfunktion

Ich habe mit diesem Tool
http://www.thebeatlesforever.com/processtext/abcoutlk.html

sehr gute Erfahrungen gemacht!

Martin

Für welche Bereiche bzw. in welchen Fällen gilt das? Kann man das irgendwo nachlesen?

ich schließe mich da sutadur an. intersseiert mich brennend!
kromgi

@sutadur & kromgi
Kommt natürlich auf den Inhalt an.
Wenn man z.B. als Unternehmer eine Rechnung als Mail versendet und diese Rechnung nicht separat archiviert (z.B. Aktenordner), dann muß diese Mail, da es sich um eine Rechnung handelt, in der Tat 10 Jahre aufbewart werden.
Die Aufbewarungsfristen für Dokumente sind im HGB nachzulesen.

Gruß, Thomas

Ach, SOLCHE E-Mails ...

Ach, SOLCHE E-Mails ... das ist klar

kromgi ;-))

Ja, ich meine, Rechnungen usw. ist klar (obwohl es auch da nicht in jedem Fall 10 Jahre sind). Aber oben stand ja nur " Da Mails 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen", das war mir doch etwas zu pauschal. :o)

Hallo zusammen,

1: 10 Jahre
Ich bin freilich kein Rechtsanwalt (meine Mutti wollte, dass ich was anständiges mache). Aber ich meine(!), dass nicht nur Rechnungen, sondern "im engeren Sinne" auch alle(!) Dokumente, egal welchen Typs(!) 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, wenn sich der Inhalt auf das "verschieben" von Waren oder Werten bezieht. Sprich: nicht nur die hinlänglich allgemein gemeinten Rechnungen, sondern auch Stornos, Pro-Forma-Rechnungen, ...
Da der Firmeninhaber UND der für die Daten verantwortliche im schlimmsten Fall (begrenzt) haftbar sind, bin ich lieber vorsichtig und halte die Mail-Nutzer daran, alle Mails 10 Jahre zu verwahren. Das ist mir den Plattenplatz wert. ("Angst essen Seele auf").
Lediglich die Mails wie "hey, Leute, es steht Kuchen in der Küche" müssen nicht 10 Jahre ...
Aber ich bin kein Rechtsanwalt, nur Feigling.

2: TOBIT => PST
Wir haben TOBIT und möchten es auch behalten. Nur ist das Datei-System von TOBIT - milde gesagt - einfach nur zum Kot*en! ARCHIV.INI weg und Probleme! Daher möchte ich in einem Format archivieren, welches (hoffentlich) auch 10 Jahre in der Zukunft noch lesbar ist. Daher PST-Dateien, Outlook wird wohl nicht so schnell sterben.
Da die Archivierung aber regelmässig (jedes Jahr) gemacht werden soll, möchte ich keinen großen Auwand haben. Alle Mails, älter als 2 Jahre sollen automatisch(?) nach PST exportiert werden. Neue Mails = TOBIT, Archiv Mails = Outlook

Ergänzung:



Ich meine gehört zu haben, dass das auch nicht mehr gelten soll. Das Finanzamt hat inzwischen das Recht, digitale Unterlagen auch nur noch digital einsehen zu können. D. h. das Ausdrucken auf Papier und entfernen der original-Digitalinformationen soll meines Wissens nach nicht mehr zulässig sein.

D. h. wer das Finanzamt ärgern möchte und seine Warenwirtschaft zum prüfen ausdruckt und die Daten dann löscht, der steht mehrfach dumm da.

@JayBI-de
Das die digitale Speicherung der Arten pflicht ist, ist richtig. Diese Form der Aufbewahrung gillt allerdings nur für "aktuelle" Daten. Das Finanzamt wird niemals von einem Unternehmen verlangen, fünf Jahre oder noch ältere Dokumente in digitale Form zu bringen.

Aber zurück zum Wechsel von Tobit auf Outlook. Bei uns soll das eine einmalige Sache sein. Die Anschaffung einer Software ist daher nicht vorgesehen. Auch habe ich die Möglichkeit versucht, den Exchange und Tobit parallel laufen zu lassen um damit die Postfächer "rüber zu kopieren", scheiterte allerdings an den Konfigurationsmöglichkeiten vom Tobit...
Gibt es sonst keine "kostenlosen" Alternativen?

An "Antwort 4 von Fragender vom 20.10.2005, 09:26"



Aber zielt das Tool nicht an der eigentlichen Fragestellung vorbei?
Außerdem: wie ist es mit einer einzigen PDF-Datei, in der ich den 500 MB Eingang eines ganzen Jahres hineindrucke? Wie kann ich dann noch vernünftig sortieren und filtern?
Und was ist mit Attachments?

Nun, auch hier wieder hören-sagen:
TOBIT wollte irgendwann mal dieses unsägliche Dateisystem (wenn man es überhaupt so nennen mag) auf ein SQL-Server gestütztes System umstellen.
Damit wäre der Export ja wesentlich einfacher, weil man eine SQL-Datenbank (zumindestens bei MS ist es so) sehr einfach sichern und rücksichern kann.
Nun sagte mir ein Techniker letztens allerdings, dass man bei TOBIT inzwischen selber davon ab ist, weil es wohl zuviel Arbeit wäre, nachdem man sich einen Überblick verschafft hat, was alles zu ändern ist!
D. h. es bleibt (erstmal?) bei dem "jede Mail = mehrere Dateien".

Hi Also mein chef, möchte auch von David auf Outlook zurück.
Mit dem Drag & Drop Tipp klappt es irgendwie nicht, Outlook Express will dann immer ne neue Mail senden mit dem Inhalt der Mail.

Gibts da noch ne andere Lösung oder mache ich was falsch?

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