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Wochenumsatz aus Tagesumsaetzen ermitteln





Frage

Hi! Ich sitze gerade an folgendem Problem: In einer Excel-Datei habe ich die Tagesumsaetze einer Firma ueber die letzten 3 Jahre jeweils mit Datum. Nun moechte ich herausfinden, was der woechentliche Umsatz, jeweils von Freitag bis Freitag war, und das moeglichst mit Hilfe einer Formel, die man "runterziehen" kann. Hatte jemand schonmal ein aehnliches Problem und kann mir da weiterhelfen? Gruss aus New Jersey, Chris

Antwort 1 von CaroS

Hallo Dude2k2,

angenommen, in A1:A105 stehen Datumswerte, in C1:C105 die zugehörigen Umsätze, und immer 5 aufeinanderfolgende Zeilen bilden eine Woche, wobei Samstag und Sonntag weggelassen sind und der Freitag in jeder 5. Zeile steht. In diese Zeile wird auch die Wochensumme für Mo - Fr geschrieben. Die Werte beginnen in A1:C1 idealerweise mit dem Montag. Dann schreibe in D5 die Formel:

=WENN(WOCHENTAG(A5) = 5; SUMME(C1:C5); "")

Die Formel funktioniert auch, wenn zwischen den Wochen, also zwischen Fr und Mo eine oder mehrere Leerzeilen stehen, jede Woche einschließlich Leerzeilen also 6, 7 oder 8 Zeilen einnimmt.

Sollen pro Woche z. B. 7 Umsatztage summiert werden, ist die Formel abzuändern in

=WENN(WOCHENTAG(A7) = 5; SUMME(C1:C7); "")

und erst in D7 zu schreiben.
Die SUMME-Formel kann in beiden Fällen runtergezogen werden.

Immer dann wenn die erste Woche nicht so viele Umsatztage hat, wie alle anderen, kann man die SUMME-Formel auch erst ab der 2. Woche einsetzen und die Summe für die erste Woche anders berechnen (D3: =SUMME(C1:C3)).

Es gibt auch noch Formeln mit BEREICH.VERSCHIEBEN für den Fall, dass man die Wochensummen Zeile für Zeile direkt untereinander haben möchte, ohne die durch die Wochentage bedingten Lücken. Dann hätte man z. B. in A1:C364 52 vollständige Wochen und in D1:D52 die zugehörigen 52 Wochensummen. Wenn Du diese Formeln brauchst, einfach noch ml melden.

Gruß,
CaroS

Gruß,
CaroS

Antwort 2 von Dude2k2

Hallo CaroS,

das hat mir schonmal super weitergeholfen und Deine Antwort kam ja auch extrem schnell. Danke dafuer!

Jetzt ist mir jedoch aufgefallen, dass einige Tage, z.B. Feier- oder manchmal auch Sonntage, garnicht in der Liste auftauchen. Somit werden dann ja, wenn ich die Formel runterziehe, auch immer die letzten 7 (bzw. 5) Tage addiert.

Ist es moeglich, die Formel zu erweitern, um dieses Problem zu umgehen oder ist das dann der falsche Ansatz?

Das mit dem BEREICH.VERSCHIEBEN klingt uebrigens auch ganz interessant. Kannst Du mir die Formel dafuer auch geben?


Grossen Dank schonmal im voraus,
Chris

Antwort 3 von CaroS

Hallo Dude2k2,

das mit den fehlenden Tagen ist natürlich ein Problem, aber dafür kann Excel nichts. Excel hindert Dich nicht daran, in genau die Zeilen, wo sie hingehören, individuell angepasste Formeln zu schreiben, die genau das summieren, was im jeweiligen Fall das richtige ist.

Wenn man aber große Datenmengen bearbeiten und dabei die besonderen Möglichkeiten Kopieren bzw. Ziehen einer Zelle mit automatischer Anpassung der Formel nutzen will, muss der Aufbau der Tabelle absolut regelmäßig sein, sonst geht meistens was schief.

Das weiß man aber vorher, und auch, dass man bei Unregelmäßigkeiten im Aufbau der Tabelle zumindest noch 2 Möglichkeiten hat, um das Kopieren/Ziehen mit automatischer Anpassung trotzdem zu nutzen.

1. Entweder durch Anpassung der Formel per Hand, während man immer nur stückweise kopiert/zieht, oder durch nachträgliche Korrektur der Formeln per Hand an den "besonderen" Stellen. Oder

2. indem man die Formel von vornherein um so viel besser macht, dass sie unter wechselnden äußeren Bedingungen "selbstständig" immer das richtige tut. Der Schwierigkeitsgrad und die Kompliziertheit der Formeln würde dabei aber zum Teil stark zunehmen.

Deshalb der Hinweis, man möge doch bitte genau überlegen, welcher Weg in der jeweiligen Situation der günstigste ist und dabei auch erwägen, den Aufbau der Tabelle - nur den Formeln zuliebe und denen, die sie schreiben müssen - vielleicht so zu gestalten, dass die benötigte Regelmäßigkeit gewährleistet ist.

Für Dich übersetzt lautet die Frage, was spricht dagegen, auch die besonderen (Feier-, Ruhe-, Urlaubs-) Tage mit in die Tabelle aufzunehmen, an denen es keinen Umsatz gab, und die Zellen einfach leer zu lassen oder eine Null einzutragen? Man hätte dann immer noch die Möglichkeit, mit einem bisschen nachträglicher Kosmetik (z. B. nicht benötigte Zeilen und Spalten ausblenden) das gewünschte Aussehen herzustellen.

Möglichkeit 1 verursacht auf die Dauer die meiste Arbeit, nämlich immer dann, wenn neue Daten mit neuen Unregelmäßigkeiten dazu kommen oder wenn Berechnungen hinzugefügt oder geändert werden müssen. Möglichkeit 2 ist vom Aufwand her die günstigste: einfach eine kluge Formel ausdenken - fertig, hat aber ihre Grenzen, vor allem im Formelbereich. (Was mit Formeln nicht machbar ist, könnte man mit VBA erledigen.) Wenn es gelingt, eine Formel (oder ein Makro) zu schreiben, die (das) alle möglichen Unregelmäßigkeiten berücksichtigt, die man zulassen will, dann hat man nie wieder Probleme, egal was und wie viele Daten da kommen.

Eine solche Formel für Deine Wochensummen habe ich gerade nicht parat, aber um darüber mal nachdenken zu können, würde ich gerne wissen, von welchem bis zu welchem Wochentag genau die Umsatzwerte addiert werden.
Zitat:
" ... der woechentliche Umsatz, jeweils von Freitag bis Freitag ..."
ist nämlich eine ziemlich schlechte Beschreibung, da weiß man nicht, ob von Freitag bis Donnerstag oder von Samstag/Sonntag/Montag bis Freitag gemeint ist. Regelmäßig beide Freitage zu summieren würde dazu führen, dass jeder Freitag doppelt abgerechnet wird, und das ist natürlich Quatsch.

Die besondere Schwierigkeit für eine solche Formel liegt darin, dass man ihr nicht einfach sagen kann, summiere von Wochentag X bis Wochentag Y, wenn es passieren kann, dass gerade die Wochentage X und Y nicht da sind. "Dann ab dem nächsten" und/oder "dann nur bis zum vorigen" führt ziemlich schnell zu ziemlich vielen Schwierig-keiten (im Formelbereich). Im schlimmsten Fall hätte eine Abrechnungswoche nur einen einzigen Tag, und auch damit müsste die Formel klarkommen. Gar nicht so einfach! Etwas leichter wird es, wenn man Hilfswerte und Zwischenergebnisse in Hilfsspalten schreibt, die man ausblenden könnte, aber das mag auch nicht jeder. Deshalb greifen viele dann lieber gleich zu VBA.

Was ich Dir sofort geben kann ist die Formel mit dem BEREICH.VERSCHIEBEN. Aber für die gilt noch viel strenger, dass der Aufbau der Tabelle absolut regelmäßig sein muss, denn solche Formeln stehen typischerweise irgendwo "en block" und nicht "in der Nähe" der Werte, sondern sie rechnen sich selbst erstmal dorhin, bevor sie dort anfangen zu rechnen.

Einzutragen in eine Zelle der ersten Zeile und dann so weit wie nötig runterzukopieren. Für 5er-Blöcke:
=SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(A$1; ZEILE(1:1) * 5 - 5; ; 5; ))
Für 7er-Blöcke:
=SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(A$1; ZEILE(1:1) * 7 - 7; ; 7; ))

Wie Du siehst, ist da noch nichts kompliziertes dran, aber unregelmäßige Verschiebungen sind wirklich ziemlich schwer zu realisieren.

Gruß,
CaroS

Antwort 4 von Dude2k2

Hallo nochmal,

ich bin wirklich beeindruckt, wie gut einem hier geholfen wird. :)

Also ich beschreibe nochmal ganz genau, wie sich die Situation darstellt:

Ich habe hier ein Excel-File, das folgendermassen aussieht:

Datum Abrechnungswoche Umsatz Woche
1/1/2006 1/6/2006 201 1
1/2/2006 1/6/2006 643 1
1/3/2006 1/6/2006 6425 1
1/4/2006 1/6/2006 8647 1
1/5/2006 1/6/2006 11759 1
1/6/2006 1/6/2006 14871 1
1/7/2006 1/13/2006 17983 2
1/9/2006 1/13/2006 24207 2
1/10/2006 1/13/2006 27319 2
1/12/2006 1/13/2006 33543 2
1/13/2006 1/13/2006 36655 2
1/14/2006 1/20/2006 39767 3
1/15/2006 1/20/2006 42879 3
...

Also alles ziemlich unregelmaessig, das ist ja auch das Problem. Zeilen einfuegen ist leider nicht drin, da genau diese Datei auch als Grundlage fuer andere gilt, also verknuepft ist (auch andere Programme). In die Spalte hinter "Woche" moechte ich nun das Wochentotal ausgeben, jeweils immer Freitags. Die Abrechnungsperiode ist Freitag bis inklusive des folgenden Donnerstags, auch mit Samstag und Sonntag, wenn vorhanden.

Die Datei ist auch soweit beschraenkt, als dass ich nur in dieser einen Spalte Formeln eintragen kann, auch kann ich keine Makros oder aehnliches nutzen.

Gibt es vielleicht ein Formelkonstrukt, dass nur die Umsaetze der gleichen Wochennummer addiert? Wenn ich dann die Wochen immer am Freitag enden lasse (das muesste man doch irgendwo in Excel einstellen koennen?), ginge es womoeglich dann?

Aber irgendwie befuerchte ich fast, die Situation ist ein wenig aussichtslos, da zuviele Restriktionen, oder?


Nochmals ganz herzlichen Dank fuer die Muehe!

Chris

Antwort 5 von Dude2k2

Mist, die Formatierung hat er jetzt natuerlich nicht uebernommen. Ich hoffe, es ist trotzdem vorstellbar, wie die Tabelle aussieht...

Chris

Antwort 6 von CaroS

Hallo Dude2k2,

das ist schon vorstellbar, aber um so weniger weiß ich jetzt, woraus sich nun die Zuordnung zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum ergibt. Bisher dachte ich ja, man müsste aus den Datumswerten erstmal den Wochentag ermitteln und dann rauskriegen, wo die Abrechnungszeiträume beginnen und enden. Jetzt sieht das alles ein wenig anders aus, als ich mir bisher vorgestellt hatte. Da kann man mal sehen, wofür ein Beispiel gut ist.

Spalten 1 und 2, obwohl unterschiedlich mit "Datum" und "Abrechnungswoche" überschrieben, sehen so aus, als ob sie Datumswerte in englischer/amerikanischer Schreibweise enthalten. Spalte 4 könnte mit etwas Glück schon die korrekt berechnete Kalenderwoche oder irgendeine andere Wochenangabe sein, wobei eine Übereinstimmung zwischen den Spalten 2 und 4 auffällt.

Wenn man das, was ich zurzeit sehe, verallgemeinern und sich auf die Zuornung durch die Werte in den Spalten 2 und/oder 4 verlassen kann und es nur noch darauf ankommt, die Summe für einen bestimmten Wert in Spalte 2 (oder 4) zu ermitteln, dann wird es allerdings ziemlich einfach. Dann wäre nur noch zu fragen: in welcher Zeile soll die Wochensumme stehen (bezogen auf den "Block", günstig wäre entweder die erste oder die letzte Zeile).

Gruß,
CaroS
Gruß,
CaroS

Antwort 7 von CaroS

Ja, ja, wenn man in der Vorschau nicht ganz bis nach unten scrollt und meint, man hätte was vergessen ...
Ist mir auch noch nie passiert. Aber einmal ist ja immer das erste Mal. / CaroS

Antwort 8 von CaroS

Formel für E1 + runterziehen - Summe in der 1. Zeile des Blocks:

=WENN(ZÄHLENWENN(D$1:D1; D1) = 1; SUMMENPRODUKT((D$1:D$100 = D1) * (C$1:C$100)); "")

Antwort 9 von CaroS

Formel für F1 + runterziehen - Summe in der letzten Zeile des Blocks:

=WENN(ZÄHLENWENN(D$1:D1; D1) = ZÄHLENWENN(D$1:D$100; D1); SUMMENPRODUKT((D$1:D$100 = D1) * (C$1:C$100)); "")

Bereiche C$1:C$100, D$1:D$100 anpassen.

Gruß,
CaroS

Antwort 10 von Dude2k2

Wow!

Supergroßen Dank an dich, jetzt haut alles hin. So viel Support und das noch zu so später Stunde (zumindest in Deutschland), ich bin beeindruckt.

Danke nochmal,
Chris

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