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Excel als Seriendruckquelle - aber nur in Teilen...
Frage
folgende Situation:
ich möchte eine Referenzliste erstellen (Layout in Word, Datenquelle aus Excel)
"Problem":Die Excel-Tabelle wird auch noch für andere Berechnungen benutzt und enthält Überschriften/Felder, die ich für meine Zwecke gar nicht brauche (mein Inhalt fängt erst ab Zeile 5 an).
Frage:
1. Kann ich den Bereich der Zellen, die Word für den Serienbrief benutzt, einschränken?
2. Wie bekomme ich aussagefähige Bezeichnungen für die Seriendruckfelder? Bei mir heißen die z. Z. "AutoSeriendruckfeld XXX"
Kann jemand helfen?
Antwort 1 von Pausenfueller
Hallo,
da hat vermutlich dein Einstieg nicht gestimmt, ich kann es aber leider nur für Office2000 erklären.
In Word ein leeres Dokument öffnen und dann über Extras / Seriendruck der Seriendruckmanager aufrufen.
Hauptdokument .. Erstellen.. geeignetes Format auswählen .. und das aktive Fenster als Hauptdokument bestätigen.
Daten importieren ... Datenquelle öffnen... Dateityp auf Excel umstellen, die Exceltabelle auswählen und gesamtes Datenblatt bestätigen.
Es poppt mit etwas Verzögerung eine Anzeige 'Hauptdokument bearbeiten' auf, die du bestätigst.
Du siehst wieder dein leeres Worddokument mit zusätzlichen Buttons des Seriendruckmanagers. Oben links befindet sich 'Seriendruckfeld einfügen'. Klickst du dort auf den kleinen schwarzen Pfeil, werden dir jetzt alle Spalten der Exceltabelle zur Auswahl angeboten, wobei sich die Bezeichnungen nach den Eintragungen in der ersten Zeile der Tabelle richten, da diese als Überschriften angesehen werden. Hier kannst du jetzt die Spalten auswählen, die du in deiner Referenzliste verwenden willst, dabei wird das entsprechende Feld dort eingefügt, wo sich der Kursor gerade befindet.
Zur optischen Übeprüfung kannst du jetzt über den 'ABC'-Butten die Anzeige von Feldbezeichnung auf Inhalt wechseln und zurück und die Seriendruckfelder bei Bedarf noch anders positionieren.
Ziemlich weit rechts gibt es einen weiteren Button 'Seriendruck...'. Dort kannst du jetzt auswählen, wie der Seriendruck ausgegeben werden soll, z.B. 'Neues Dokument' und ab welchem Datensatz (Zeile der Excel-Tabelle). Klickst du dann auf 'Zusammenführen' wird ein neues Worddokument erstellt welches den Inhalt der von dir ausgewälten Spalten und Zeilen der Exceltabelle in der von dir vorgegebenen Formatierung enthält.
Ich hoffe, das war jetzt einigermaßen verständlich und weicht nicht zu sehr von den Gegebenheiten in Office2003 ab.
Gruß
Pausenfüller
da hat vermutlich dein Einstieg nicht gestimmt, ich kann es aber leider nur für Office2000 erklären.
In Word ein leeres Dokument öffnen und dann über Extras / Seriendruck der Seriendruckmanager aufrufen.
Hauptdokument .. Erstellen.. geeignetes Format auswählen .. und das aktive Fenster als Hauptdokument bestätigen.
Daten importieren ... Datenquelle öffnen... Dateityp auf Excel umstellen, die Exceltabelle auswählen und gesamtes Datenblatt bestätigen.
Es poppt mit etwas Verzögerung eine Anzeige 'Hauptdokument bearbeiten' auf, die du bestätigst.
Du siehst wieder dein leeres Worddokument mit zusätzlichen Buttons des Seriendruckmanagers. Oben links befindet sich 'Seriendruckfeld einfügen'. Klickst du dort auf den kleinen schwarzen Pfeil, werden dir jetzt alle Spalten der Exceltabelle zur Auswahl angeboten, wobei sich die Bezeichnungen nach den Eintragungen in der ersten Zeile der Tabelle richten, da diese als Überschriften angesehen werden. Hier kannst du jetzt die Spalten auswählen, die du in deiner Referenzliste verwenden willst, dabei wird das entsprechende Feld dort eingefügt, wo sich der Kursor gerade befindet.
Zur optischen Übeprüfung kannst du jetzt über den 'ABC'-Butten die Anzeige von Feldbezeichnung auf Inhalt wechseln und zurück und die Seriendruckfelder bei Bedarf noch anders positionieren.
Ziemlich weit rechts gibt es einen weiteren Button 'Seriendruck...'. Dort kannst du jetzt auswählen, wie der Seriendruck ausgegeben werden soll, z.B. 'Neues Dokument' und ab welchem Datensatz (Zeile der Excel-Tabelle). Klickst du dann auf 'Zusammenführen' wird ein neues Worddokument erstellt welches den Inhalt der von dir ausgewälten Spalten und Zeilen der Exceltabelle in der von dir vorgegebenen Formatierung enthält.
Ich hoffe, das war jetzt einigermaßen verständlich und weicht nicht zu sehr von den Gegebenheiten in Office2003 ab.
Gruß
Pausenfüller
Antwort 2 von cora_mg
Hallo Pausenfüller,
danke, soweit - so gut.
Jetzt ist aber mein Problem, dass ich
1. nicht die erste Zeile der Excel-Tabelle als Bezeichnung für meine Seriendruckfelder gebrauchen kann (die ist nämlich leer, was zu AutoSeriendruckfeld1, 2, ... führt,) sondern die sprechenden Felder erst in Zeile 5 stehen.
Oder kann ich in Word die Bezeichnung/Benennung der Seriendruckfelder ändern????
und 2. Wie kann ich vermeiden, dass im Seriendruckdokument alle Zeilen ausgegeben werden. Ich brauche eigentlich nur einen bestimmten Bereich...
danke, soweit - so gut.
Jetzt ist aber mein Problem, dass ich
1. nicht die erste Zeile der Excel-Tabelle als Bezeichnung für meine Seriendruckfelder gebrauchen kann (die ist nämlich leer, was zu AutoSeriendruckfeld1, 2, ... führt,) sondern die sprechenden Felder erst in Zeile 5 stehen.
Oder kann ich in Word die Bezeichnung/Benennung der Seriendruckfelder ändern????
und 2. Wie kann ich vermeiden, dass im Seriendruckdokument alle Zeilen ausgegeben werden. Ich brauche eigentlich nur einen bestimmten Bereich...
Antwort 3 von OmaDuck
Hallo,
Du kannst Bedingungen eingeben. dort wo Du die Seriendruckfelder einfügst (rechts oder links daneben) ist ein Knopf "Bedingung einfügen") Da kannst du festlegen welche Sätze in den Seriendruck übernommen werden sollen.
Gruß
OmaDuck
Du kannst Bedingungen eingeben. dort wo Du die Seriendruckfelder einfügst (rechts oder links daneben) ist ein Knopf "Bedingung einfügen") Da kannst du festlegen welche Sätze in den Seriendruck übernommen werden sollen.
Gruß
OmaDuck
Antwort 4 von cora_mg
und welcher der 10 Bedingungen kann ich dafür verwenden? Mit diesen "fortgeschrittenen" Seriendruck-Funktionen hab ich mich bisher noch nicht beschäftigt :-(
Antwort 5 von OmaDuck
Hallo,
Du wirst geführt. Wenn Du ein Seriendruckfeld hast in dem etwas stehen muss, oder etwas nicht stehen darf kannst du das angeben. Du fügst das Seriendruckfeld ein und danach fügst du die Bedingung ein. z.B. nicht gleich "blabla*" sieh mal in der Hilfe nach oder probier ein bischen rum. Das klappt schon. Ich hab heute leider keine Zeit mehr dafür
Gruß
OmaDuck
Du wirst geführt. Wenn Du ein Seriendruckfeld hast in dem etwas stehen muss, oder etwas nicht stehen darf kannst du das angeben. Du fügst das Seriendruckfeld ein und danach fügst du die Bedingung ein. z.B. nicht gleich "blabla*" sieh mal in der Hilfe nach oder probier ein bischen rum. Das klappt schon. Ich hab heute leider keine Zeit mehr dafür
Gruß
OmaDuck
Antwort 6 von Pausenfueller
Hallo,
das mit der Auswahl der Daten war doch oben bereits beschrieben.
Über die Auswahl der Seriendruckfelder bestimmst du die zu übernehmenden Spalten und vor dem Zusammenführen der Daten kannst du bestimmen, ab welchem Datensatz (Zeile der Excel-Tabelle) bis zu welchem Datensatz die Werte übernommen werden sollen. Damit entfällt die Festlegung irgendwelcher anderen Bedingungen.
Die Bezeichnung der Serienduckfelder kannst du in Word nicht ändern, aber da die erste Zeile der Exeltabelle ohnehin frei ist, könntest du dort vorübergehend eigene Spaltenbezeichnungen eingeben, die dir dann auch bei der Auswahl der Seriendruckfelder angezeigt werden. Wenn du deine Referenzliste fertiggestellt und als Neues Dokument abgespeichert hast, kannst du die Sache beenden und die selbst vergebenen Spaltenüberschriften wieder löschen.
Gruß
Pausenfüller
das mit der Auswahl der Daten war doch oben bereits beschrieben.
Über die Auswahl der Seriendruckfelder bestimmst du die zu übernehmenden Spalten und vor dem Zusammenführen der Daten kannst du bestimmen, ab welchem Datensatz (Zeile der Excel-Tabelle) bis zu welchem Datensatz die Werte übernommen werden sollen. Damit entfällt die Festlegung irgendwelcher anderen Bedingungen.
Die Bezeichnung der Serienduckfelder kannst du in Word nicht ändern, aber da die erste Zeile der Exeltabelle ohnehin frei ist, könntest du dort vorübergehend eigene Spaltenbezeichnungen eingeben, die dir dann auch bei der Auswahl der Seriendruckfelder angezeigt werden. Wenn du deine Referenzliste fertiggestellt und als Neues Dokument abgespeichert hast, kannst du die Sache beenden und die selbst vergebenen Spaltenüberschriften wieder löschen.
Gruß
Pausenfüller