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Gefragt in Tabellenkalkulation von strauss Experte (4k Punkte)
Ein freundliches Hallo an euch alle,

ich hab da ein kleines Projekt, welches ich mit eurer Hilfe gern umsetzen wollte.
Ich möchte mich nicht als Excel-Guru bezeichnen, kann aber schon einigermaßen gut mit umgehen.

Vorgeschichte:
Wir haben bei uns auf Arbeit ein Zeiterfassungssystem, welches mit Barcodescanner abgewickelt wird. Es werden alle Zeiten gescannt, die relevant sind.
Es gibt festgelgte Barcodes für "Allgeimen", "Pause", "Gehe" u.s.w
Weiterhin hat jeder Auftrag einen Barcode aufgedruckt, welchen wir dann immer einscannen müssen, wenn wir den Auftrag bearbeiten.
So weit so gut.
Das ganze funktioniert auch ganz gut, außer wenn mal Probleme auftreten.
Wir haben über unsere Zeiten nur so viel Kontrolle, in dem wir den JuniorChef fragen, ob er mal den aktuellen Stand der Zeiten ausdrucken kann. (es gibt am Ende des Monats immer einen Ausdruck für den ganzen Monat).

Zum Auslesen der Zeiten nutzen wir einen PC, auf dem die entsprechnede Software läüft. Diese erstell eine Textdatei mit allen relevanten Daten, die dann Junior in das Hauptprogramm einlesen lässt. Von diesem Hauptprogramm kommt dann auch der "Monatszettel"
Das Programm zum Auslesen der Scanner kann aber auch u.a eine Exceltabelle erstellen, in die dann fortlaufend die entsprechnden Buchungen eingetragen werden.(Beispiel barcode.xls)

ich möchte jetzt für jeden von uns (12 Leute) eine Mustermappe erstellen, in die dann die entsprechenden Zeiten aus der barcode.xls eingelesen werden.
Von Wichtigkeit sind dabei nur die erste Buchung des jeweiligen Tages, die Endzeit ("Gehe") und das Abziehen der Pausen.
Die Pause beginnt immer mit "Pause" und endet aber mit irgendeiner Buchung (entweder "Allgemein" oder Auftragsnummer u.s.w)

Dabei sollt aber trotzdem noch das jeweilige Datum aus der ersten Spalte auch noch ausgelesen werden.
Ich hab auch mal eine Musterdatei erstellt, in die dann die Sachen automatisch beim öffnen eingetragen werden sollen. (Zeiten.xls

Als I-Tüpfelchen kommt noch dazu, das jeweils für den entsprechenden Mitarbeiter die relevanten Daten ausgelesen werden sollen (es gibt festgelegte Mitarbeiternummern z.B Max Musterman hat die Nummer 0015)

Ist das ganze überhaupt mit Excel und "normalen" Abfragen zu realisieren ?? Oder muss da schon eine VBA-Programmierung ran ??

Mfg Micha

7 Antworten

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Beantwortet von strauss Experte (4k Punkte)
Hi

Kleiner Nachtrag:

Ich hoffe, ihr könnt die Musterdateien bei Uploadet runterladen.

Mfg Micha
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Beantwortet von
Hi Micha,

bei mir klappt das nicht mit dem download. Kommt immer die Meldung ich hätte die möglichen downloads innerhalb einer Stunde bereits überschritten und ich soll mich registrieren.
Vielleicht probierst du es noch einmal über eine andere download-Plattform.

CU Aliba
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Beantwortet von strauss Experte (4k Punkte)
Hi

Ich hab die beiden Dateien jetzt gezippt und auf meinem Webspace hochgeladen:

Zeiten.zip

Mfg Micha
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Beantwortet von
Hallo Micha,

deine Beispieldatei ist nun wirklich etwas dürftig und auch nicht ganz verständig.

Du schreibst:

Von Wichtigkeit sind dabei nur die erste Buchung des jeweiligen Tages, die Endzeit ("Gehe") und das Abziehen der Pausen.
Die Pause beginnt immer mit "Pause" und endet aber mit irgendeiner Buchung (entweder "Allgemein" oder Auftragsnummer u.s.w)


Die erste Buchung ist gleich eine PAUSE, also fehlt in deiner Beispieldatei schon einmal der erste relevante Eintrag. Desweiteren hast du hier 4 Einträge in deiner Datei, jeweils 2 haben die selbe Anfangszeit. Die Einträge erstrecken sich insgesamt über einen Zeitraum von 3 Sekunden.
Nach dem Eintrag "GEHE" kommt noch einmal ein Eintrag "PAUSE". Nach deinen Ausführungen habe ich "GEHE" als Arbeitsende interpretiert.

Habt ihr Einfluss auf das Importprogramm? Können beispielsweise die Daten der Spalte A beim importieren von Text in Werte gewandelt werden?

Über welchen Zeitraum sollen die einzelnen Betrachtungen gemacht werden? Monatlich?

Du siehst, da gibts noch etliches zu klären.
Vor allem ist es wichtig eine "richtige" Beispieldatei zu haben, mehrere Mitarbeiter, komplette Einträge über mehrere Tage.

CU Aliba
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Beantwortet von strauss Experte (4k Punkte)
Hi

Danke für deine Antwort:
Ich werde eine größere Datei, mit mehr Einträgen erst am Freitag parat haben.

Die Daten, die da jetzt in der "barcode.xls" drin stehen hab ich selbst mit einem freien Scanner (der ist für Praktikanten oder Leiharbeiter) schnell mal gescannt um zu sehen, in welcher Form dann die Exceltabelle von dem Ausleseprogramm erstellt wird.

Habt ihr Einfluss auf das Importprogramm? Können beispielsweise die Daten der Spalte A beim importieren von Text in Werte gewandelt werden?

Das schau ich mir nochmal an. Evtl. kann ich sogar Datum und Uhrzeit separat in eine Spalte schreiben lassen.
Über welchen Zeitraum sollen die einzelnen Betrachtungen gemacht werden? Monatlich?

Nach möglichkeit monatlich. In der Mappe sollten dann die entsprechenden Daten in die einzelnen Blätter für den jeweiligen Monat eingetragen werden.

Mfg Micha
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Beantwortet von strauss Experte (4k Punkte)
Hi

Nach kurzer Pause jetzt erstmal eine neue Datei (Link aus Antwort 3 ist noch aktuell)

Danke schon vorab !

Mfg Micha
0 Punkte
Beantwortet von
Hi Micha,

hier mal der Link zu einem Lösungsvorschlag ohne VBA:

http://www.file-upload.net/download-7602974/Stunden_aus_Barcode.xls.html

Folgendes gibt es zu beachten:

Ich habe jetzt nicht berücksichtigt, daß du pro Monat und Mitarbeiter eine Arbeitsmappe haben willst. Ich habe einen Vorschlag erstellt, in der du eine Arbeitsmappe hast. Diese hat 3 Tabellenblätter.
1.) barcodedaten
2.) Stundenauswertung
3.) Listen
In Listen befindet sich nur eine Liste der Mitarbeiter, damit diese im Auswertungsblatt per Gültigkeitsdropdown ausgewählt werden können.
Die barcodedaten sind 1:1 deine Daten, ich habe die Lösung in deine Barcode.xls eingebaut.

Das Blatt mit der Stundenauswertung ist folgendermassen aufgebaut:
Du kannst den Mitarbeiter per Dropdown auswählen. Im Feld Monat gibst du als Zahl (1-12) den entsprechenden Monat ein. Es gibt ein Feld Sollstunden. Hier gibst du die Tagessollstunden ein, z.B. 8:00

Ansonsten wird im Tabellenblatt nichts eingetragen. Nach Angabe von Jahr und Monat werden die einzelnen Tage des Monats aufgelistet und die Stundenberechnungen aufgrund der Mitarbeiterauswahl, sowie der Sollstundeneingabe ausgeführt.

Ich habe für +Stunden und - Stunden jeweils eine eigene Spalte. Das liegt daren, daß Excel keine negativen Zeiten darstellen kann.

Nicht berücksichtigt sind Samstage/Sonntage, evtl. Feiertage, Urlaubstage, Monatssoll etc..
Hier wird nur gerechnet, wenn an einem Tag gearbeitet wurde.
Probleme gibt es auch, wenn das Arbeitsende am nächsten Tag ist, also wenn über 24 Uhr hinaus gearbeitet wird.

Desweiteren müsst ihr die Qualität euerer barcode-daten prüfen.
In dem Beispiel sind die Daten von Mitarbeiter 0020 am 6.5. doppelt vorhanden. Ebenso gibt es ein paar Einträge /AUSE, also nicht PAUSE. Dieses wird dann natürlich nicht als Pausenzeit erkannt.

Das Beispiel ist innerhalb eines Tages nach Mitarbeitern gruppiert. Ich hoffe das ist auch im Original so, sonst werden die Pausenzeiten falsch berechnet. In dem Beispiel steht quasi immer das Pausenende in der einem Pauseneintrag nachfolgenden Zeile.

Bei den Formeln zur Findung des Arbeitsbeginns, des Endes, sowie er Errechnung der Pausenzeiten handelt es sich um MATRIX-Formeln, zu erkennen an den geschweiften Klammern {}, die die Formel umgeben. Diese nicht händisch erfassen , sondern die Formel mit STRG+SHIFT+ENTER abschliessen. Das muss auch immer gemacht werden, wenn man sich in der Bearbeitungleiste der Zelle befindet.

So hoffe nun, daß der Download funktioniert und ich nichts vergessen habe.

CU Aliba
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