Hallo, warum holt euch nicht jemanden der das Ganze in sogenannten Ist/Soll-Zustand aufnehmen könnte.
Vielleicht noch einen Kostenvoranschlag, aber die erwähnte Aufnahme müsste vorerst reichen.
Man kann natürlich viel Geld sparen in dem es über die eigene Leistungen/Arbeit realisiert bekommt.
Man kann aber genauso gut unter Umständen mehr Zeit, mehr Aufwand investieren müssen, was sich letztendlich für eine kleine Firma äußerst belastend erweisen könnte.
Was den Server angeht, unter Windows würdet ihr vielleicht noch es hinbekommen, aber dafür kostet es wirklich Asche.
Dann wäre was Linux basiert, Debian und was da noch gibt...
Kostet zwar nichts, aber dafür werden schon erhebliche Stundenmengen draufgehen bis es einigermaßen läuft (wenn überhaupt) und Zeit ist Geld.
Was wieder deine Angaben angeht, die sind nicht wirklich so informativ, dass man daraus den Soll-Zustand generieren soll.
Wegen Ist/Soll-Zustand kannst du auch im Netz danach suchen, also dich erst mal so richtig informieren.
Gruß
Ist - Alles was an Hardware, Software die vorhanden ist und man es noch einsetzen kann
Soll - Alles an Hardware, Software die hinzukommen muss, damit ihr eure Aufgaben wie gewünscht ausführen könnt.
Hierzu gehören die von dir gefragten Software, Softwarelizenzen.
Also wer/was macht, was er braucht und so weiter, das alles gehört dazu.
Denn es könnte sich durchaus herausstellen, mit einem NAS-Server würdet ihr vielleicht besser fahren.