Mehrere Blätter im Excel gleichzeitig ausfüllen

Question

Ich habe oft Bescheide auszustellen, welche weitere Benachrichtigungen auslösen. Im Moment mache ich das so. Vier Word Dokumente, welche ich nacheinander mit den gleichen Daten wie Bescheidempfänger, Örtlichkeit, Vorgangsnummer usw. ausfülle.

Ich dachte mir, daß ich mir im Excel einen Bescheidvordruck anlege und auf weiteren Arbeitsblättern dann in die Zellen schreibe: =Tabelle XYZ B19. Dann fülle ich das auf dem ersten Blatt aus und bekomme es auf den anderen 4 automatisch ausgefüllt.

Wäre dies der richtige Weg? Oder geht das eleganter, oder gibts da spezielle Formularsteuerungen im Word?

Answer 1

Hallo,

verwende in Excel die Mehrfachmarkierung.

Zuerst Linksklick auf Tabelle1, dann Linksklick auf Tabelle4 (bei gleichzeitig gedrückter Shifttaste).

Damit sind Tabelle1 bis Tabelle4 markiert.
Was Du jetzt in Tabelle1 schreibst, wird auch auf allen markierten Blättern geschrieben.

Linksklick auf ein einzelnes Tabellenblatt hebt die Markierung wieder auf.

Gruß
Rainer

Answer 2

Hallo,

falls du die vier Schreiben in einer Dokumentvorlage hast, kannst du mit Textmarken und dem REF-Befehl arbeiten: siehe hier!.

Weitere Möglichkeit wäre die Seriendruckfunktion (auch wenn du nur ein Schreiben erstellen willst). Erstelle dazu eine Datei (in WORD oder EXCEL) mit einer Tabelle mit den Daten und du kannst dann aus deinem Dokument / einzelnen Dokumenten ein (oder mehrere) Seriendruck-Dokument(e) machen. Wenn du die Verknüpfung einmal angelegt hast, brauchst du nur die Daten ein deiner Datendatei zu ändern. Beim Öffnen der WORD-Seriendruck-Datei(en) werden dann die Daten aktualisiert. Näheres zum Seriendruck kannst du z.B. hier nachlesen.

Gruß

M.O.

Answer 3

Danke für die hilfreichen Antworten.

@rainberg. Du würdest dann das auch in Excel machen? Allerdings das mit der Mehrfachmarkierung: Eine Adresse, welche ich auf dem Bescheid in das Feld der Empfängeranschrift tippe, soll ja auf Blatt zwei ganz wo anders stehen. Ich denke, daß bei der Mehrfachmarkierung das getippte auf jedem Blatt am selben Ort, in den selben Zellen steht???

@ M.O. bei einer Dokumentenvorlage meinst Du quasi ein Blatt in welchem die vier Schreiben stehen? Die Trennung der einzelnen Schreiben würde dann durch den manuell eingefügten Seitenumbruch stattfinden?

Answer 4

Hallo,

ja genau das meine ich. Du kannst statt der Textmarken auch mit Formularfeldern und dem REF-Befehl arbeiten (geht im Grunde genau gleich). Allerdings musst du das Dokument schützen - aber die Eingabe in Formularfelder natürlich zulassen - wenn die Übernahme funktionieren soll.

Gruß

M.O.

Answer 5

Moin,

um nochmal auf den alternativen Vorschlag Seriendruck von M.O. zurückzukommen:

Für den Seriendruck kannst du auch deine jetzt schon vorhandenen Schreiben (oder Kopien davon) verwenden, in diesen musst du lediglich festlegen, an welcher Stelle welches Seriendruckfeld aus deiner Datenquelle eingefügt werden soll. Diese Datenquelle kann z.B. eine Excel-Tabelle sein. Aus der Empfängerliste kannst du dann auswählen, für welche der dort aufgeführten Empfänger das Schreiben ausgedruckt werden soll. Das kann ein einzelner sein, mehrere oder auch die kompletten Liste. Gerade bei mehreren Empfänger ist das recht zeitsparend, da du selbst ja nur ein paar Häkchen setzen musst und dein Drucker den Rest erledigt.

Beim nächsten Öffnen des mit den Seriendruckfeldern gespeicherten Schreibens wird dann zurückgefragt, ob die Verbindung zur Datenquelle wieder hergestellt werden soll. Sofern du das bestätigts kannst du dann ganz du dann auch wieder aus der Empfängerliche deiner Datenquelle auswählen, auch solche, die du inzwischen deiner Datenquelle noch hinzugefügt hast. Die Datenquelle selbst darf natürlich inzwischen nicht umbenannt oder verschoben worden sein.

Wenn die 4 Schreiben eigentlich an verschiednen Tagen mit unterschiedlichem Datum verschickt werden sollen, wäre es natürlich sinnvoll sie getrennt zu lassen, weil du dann in diesen Schreiben mit einem Datumsfeld arbeiten kannst, welches beim Druck immer das aktuelle Datum ausgibt. Ansonsten kannst du sie natürlich auch in einem Dokument mit manuell eingefügten Seitenumbrüchen zusammenfassen.

Gruß
Kalle

Answer 6

ok

Dann wäre WORD und nicht Excel die erste Wahl zur Bewältigung dieser Aufgabe!

Das sind halt die Möglichkeiten, die die Mehrzahl der Benutzer nicht ausschöpft. Ich eingeschlossen. Ich muß mich jetzt erst da einarbeiten und das geschriebene verwenden. Ich hab ja bisher nicht mal nen Serienbrief erstellt....................................

Danke für die Antworten.

Answer 7

Hallo,

wenn du dich für den Seriendruck entscheidest, könntes du mit deinen bestehenden Word-Dokumenten weiter arbeiten, sie müssten nur entsprechend angepasst werden.

Die einzusetzenden Daten kannst du entweder in einer Tabelle in einem Word-Dokument verwalten, in einer Excel-Tabelle oder auch in Access. Ich würde hier immer Excel vorziehen, sofern nicht ohnehin eine Acces-Datenbank mit diesen Daten existiert, da man sich hier bei einer Tabelle, im Gegensatz zu Word, keine Gedanken über die Breite einer Seite machen muss.

Gruß
Kalle

Answer 8

So ich möchte nochmal Danke sagen. Ich habe die WORD Dokumente in eine gesamtes Dokument eingefügt und mit dem REF Befehl die Felder ausgefüllt. Funktioniert einwandfrei. Nur bei der Eingabe in der Textmarkierung muß man ein wenig aufpassen. Hier wäre so eine Art Formularfeld idiotensicherer.

Ein Blatt bräuchte ich nur zum Email-Versand. Den Druck könnte ich mir sparen. Könnte ich das mit so einer Art Druckbereichfestlegung steuern, daß diese Seite nicht ausgedruckt wird?

Kann ich diese Seite einzeln als Email versenden? Bei meinem Versuch wäre das ganze Dokument versendet worden.

Nochmals vielen Dank!

Answer 9

Hallo,

du kannst auch Formularfelder nehmen und dann entsprechen mit REF in anderen Teilen des Dokuments übernehmen. Damit aber das funktioniert muss das Dokument geschützt werden. Siehe dazu hier.

Beim Ausdruck kannst du Seiten (oder auch Abschnitte) ansprechen. Du müsstest die einzelnen Seiten beim Ausdruck anwählen - durch Semikola getrennt.
Bsp: Um z. B. die Seiten 2, 4, 5, 6 und 8 zu drucken, gib 2;4-6;8 ein.

Eine einzelne Seite kannst du meines Wissens nicht mit WORD-Bordmitteln versenden. Du müsstest die betreffende Seite einzeln als PDF-Datei speichern, die du dann versenden könntest. Ab WORD 2007 geht das direkt mit WORD. Wie, kannst du hier nachlesen.
Falls du die Seite als WORD-Dokument brauchst, müsstest du sie in ein neues Dokument kopieren.

Den Ausdruck der einzelnen Seite als PDF und den Druck der übrigen Blätter kann man sich ja als Makro aufzeichnen.

Gruß

M.O.