Automatischer Seitenumbruch

Question

Hallo liebe Excelgemeinde,

ich stelle heute ein Problem zur Diskussion, von dem ich eigentlich überzeugt bin, dass es nicht lösbar ist.

In einem Handwerkbetrieb ist die komplette Verwaltung auf Excel aufgebaut. Ein Thema ist professionell nicht gelöst. Es geht um die Rechnungsvorlagen. Ich habe das so gelöst, dass es verschiedene Vorlagen für ein- bis vierseitige Rechnungen gibt. In diesen Vorlagen sind dann eine, zwei, drei oder vier Tabellenblätter für die Seiten 1 bis 4. Ein automatischer Seitenumbruch ist wohl nicht realisierbar.

Auf der ersten Seite ist der Rechnungskopf mit Anschrift, Rechnungsnummer, Datum usw., die Zahlungsbedingungen und die ausführliche Fußzeile. Für Eintragungen sind 13 Zeilen vorhanden. Sind mehrere Posten aufzuführen, wird eine Vorlage mit 2, 3 oder 4 Seiten verwendet. Auf den Folgeseiten ist oben der Text „Seite 2, 3, 4 zur Rechnung Nr. 1234 vom Datum“. Auf der ersten Seite ist jetzt durch Wegfall der Zahlungsbedingungen der Eintrag von 17 Posten möglich. Die Fußzeile der Folgeseiten ist eine andere als auf Seite 1. Auf der letzten Seite ist dann die Absummierung dieser Seite, der Übertrag von den vorhergehenden Seiten, die Gesamtsumme mit Mwst. und die Zahlungsbedingungen. Zur sehr professionellen Lösung gehörte natürlich auch noch, dass für Seite 2 bis 4 das Papier aus einem anderen Druckerschacht geholt wird.

Nun viel Spaß beim Rumbasteln, ohne den Zwang eine Lösung finden zu müssen.

Eine Lösung sollte natürlich so sein, dass ein Standard-Excelnutzer bei Störungen auch noch klar damit kommt.

Grüße an alle

bernyzz

Answer 1

Hallo bernyzz,

eine reine Lösung über Excel sehe ich nicht. Ich könnte mir aber vorstellen, dass du die Rechnungsvorlage in Word erstellst, alle Daten aber weiterhin über Excel verwaltest. In Word bist du wesentlich freier, was die Formatierung eines Dokuments angeht. So kannst du die Tabelle mit den Rechnungspositionen als Objekt einbinden. Diese Tabelle hat dann eine variable Höhe und auf Wunsch eigene Kopfzeilen, die sich nach jedem Seitenumbruch wiederholen. Hinter diese Tabelle setzt du den Block mit Zahlungsbedingungen, so dass der immer ohne weiteres Zutun am Ende der Rechnung erscheint.
Kopf und Fußzeilen kannst du (wie auch in Excel) auf der ersten Seite anders gestalten, als auf den Folgeseiten.
Bei der Erstellung der Daten ändert sich für den Anwender nichts, denn er bleibt in der gewohnten Excel Umgebung. Nur für den Ausdruck der Rechnung musst du ins Word gehen.

Im Word kannst du dann über Datei -> Drucken -> Seite einrichten festlegen, dass die erste und folgende Seiten aus unterschiedlichen Papierschächten gedruckt werden.

Sicher nicht ganz das, was du gesucht hast, weil nicht alleine über Excel, aber das Druckergebnis sollte genau so machbar sein, wie du es suchst.

Gruß
computerschrat

Answer 2

Hallo computerschrat,

danke für deine Tipps. Ich werde daran rumbasteln, es den Bürodamen jedoch nicht zumuten. Ich erinnere mich an die Horrorszenarien in der Steuerberaterkanzlei, in der ich beruflich tätig war. Die Bilanzen mussten in Word mit eingebetteten Exceltabellen erstellt werden. Wurde in eine Tabelle eine Zeile eingefügt und diese wurde somit länger als eine Seite, war die Tabelle nirgends mehr zu finden. Die entsprechende Word-Datei stand dann mit 0 Bite im Explorer. Da sind viele Tränen geflossen und noch mehr Flüche ausgestoßen worden, wenn die Arbeit von Stunden und Tage kaputt war.

Schöne Grüße

bernyzz