Wie hebe ich einen doppelten Eintrag im Posteingangsbuch (Excel-Liste) hervor.

Question

Hallo liebe Experten, :)

ich habe unser Posteingangsbuch ins Excel verlegt und wir möchten das bestmögliche rausholen. Wie kann ich vermeiden, dass ein Eintrag doppelt erfolgt... z.B. am Tag X kommt eine Rechnung von Firma X und 1 oder 2 Wochen später kommt die gleiche Rechnung auf Grund eines Fehlers noch mal. (Passiert öfter als man denkt...)

Ich möchte, dass in der Formel alle vorangegangnen Einträge verglichen werden. Die Spalten Absender, Objekt und Rechnungsnummer müssen identisch zu dem neuen Eintrag sein... Wenn nur 2 Spalten oder natürlich keine Spalte identisch ist, soll natürlich keine Hervorhebung erfolgen.

Ich hoffe man versteht was ich hier in Erfahrung bringen möchte und kann mir helfen.

Vielen Dank schon mal.

LG SR

Answer 1

Hallo SR,

das Problem mit den doppelten Rechnungen kenne ich nur zu gut. Ich habe seinerzeit, als wir das Rechnungsbuch noch im Excel geführt haben, eine Hilfsspalte mitgeführt in der ich eine Formel wie die folgende hinterlegt hatte.

=WENN(ZÄHLENWENN($B$1:B1;B1)>1;"Doppelt?";"")

Angenommen die Rechnungsnummern stehen in Spalte B, dann erscheint bei jeder doppelten Rechnungsnr. "Doppelt?" Nun kann man prüfen, ob es sich wirklich um eine doppelte Rechnung handelt, oder ob zufälligerweise doch eine andere Firma die gleiche Rechnungsnr. verwendet hat. In diesem Fall einfach die Formel in der Zelle löschen. Man darf natürlich nicht vergessen, die Formel mit runter zu ziehen. Wenn du z.B. etwa 1000 Rechnungen im Jahr hast, dann sollte die Formel schon mal bis zur Zeile 1000 gehen.

Ist zugegebenermaßen nicht die beste, aber die einfachste Lösung.

Gruß Mr. K.

Answer 2

Hallo Mr. K.,

vielen Dank für deine Antwort :). Allerdings tragen wir wirklich jeden Posteingang ein und sind jetzt bereits bei über 2500 Eingängen. Da den überblick zu behalten ist etwas schwierig. Deswegen müsste es dann schon beide Einträge hervorheben oder markieren. Ist das bei dieser Formel so möglich? Effektiver wäre es auf jeden Fall, wenn die zumindest die Spalten "Absender" und "Rg-Nr." überprüft werden würden.

Lieben Dank :)

und LG SR

Answer 3

Hallo SR,

kein Problem, du kannst die Formel entsprechend erweitern. z.B. so:

=WENN(ZÄHLENWENNS($A$1:A1;A1;$B$1:B1;B1)>1;"Doppelt?";"")

oder noch ein Bereich (Spalte C) dran dann so:

=WENN(ZÄHLENWENNS($A$1:A1;A1;$B$1:B1;B1;$C$1:C1;C1)>1;"Doppelt?";"")

Aber beachte, dass je mehr Einträge du prüfst, umso langsamer wird die Datei bei der Eingabe von Daten, weil nach jeder Eingabe eine Berechnung aller 2500 Formeln erfolgt. Das dauert. Deshalb ist nur einen Eintrag zu prüfen am sinnvollsten.

Gruß Mr. K.