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Gefragt in Textverarbeitung von
Hallo, ich möchte einen Serienbrief in Word mit Daten aus einer Exceltabelle füllen. Im Adressfeld habe ich die Platzhalter für Vorname und Name mit einem Leerzeichen voneinander getrennt. Jetzt gibt es in der Zelle "Name" Inhalte, zu denen es keinen Eintrag in der Zelle "Vorname" gibt, z.B. Gymnasium, Universität, Volkssternwarte... Bei den Adressen mit fehlenden Vornamen wird dann der Name um eine Leerstelle "eingerückt", weil sich zwischen den Platzhaltern für Vorname und Name ein Leerzeichen befindet. Wie kann ich das vermeiden? Grüße, Uwe

11 Antworten

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Beantwortet von computerschrat Profi (28.7k Punkte)
Hallo Uwe,

setz den Cursor zwischen die Platzhalter für Vorname und Name. Dann klick in der Ribbonleiste auf Sendungen danach auf Regeln. Dort gibt es den Punkt "Wenn.. Dann..Sonst" Unter diesem Punkt kannst du einen Text (hier also ein Leerzeichen) einfügen, wenn ein Platzhalter nicht leer ist.

Gruß computerschrat
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Beantwortet von
Hallo computerschrat, danke für die schnelle Antwort. Ich erinnere mich wieder, wenn es auch lange her ist. So wird es klappen. Viele Grüße, Uwe
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Beantwortet von
Hallo computerschrat, leider klappt es doch nicht. Ich nehme das Leerzeichen zwischen "Vorname" und "Name" weg. Ich gehe in der Ribbonleiste auf Sendungen und dort auf Regeln. Unter "Wenn.. Dann.. Sonst" wähle ich unter Feldname "Vorname" aus, vergleiche mit "ist nicht leer" und füge unter "dann diesen Text einfügen" ein Leerzeichen ein (ich habe auch schon Alt 255 ausprobiert) und schließe mit "ok" ab. Es klappt nicht. Es sieht vielmehr so aus, als ob die Regel völlig ignoriert wird. Ich kann da eintragen was ich will. Mit und ohne Leerzeichen, mit "ist nicht leer" oder "ist leer". Alles egal. Es ändert sich nichts. Es ist zum Verzweifeln :-(

Viele Grüße, Uwe
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Beantwortet von computerschrat Profi (28.7k Punkte)
Hallo Uwe,

druck den Brief mal aus. Die Änderung wird erst beim Ausdruck sichtbar.

Gruß computerschrat
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Beantwortet von

Hallo computerschrat,

vielen Dank für deine schnelle Hilfe. Das macht leider keinen Unterschied. Im Druck sieht es genauso aus, eben WYSIWYG ;-)

Viele Grüße, Uwe

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Beantwortet von computerschrat Profi (28.7k Punkte)
Lass die Regel mal ganz weg. Dann dürfte ja in keinem Fall ein Leerzeichen ausgegeben werden, weil keins mehr da ist. Dann solltest du prüfen, ob das Feld Vorname wirklich leer ist, oder ob da noch ein nicht druckendes Zeichen drin steht.

Gruß computerschrat
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Beantwortet von
Hallo computerschrat,

das habe ich bereits versucht und damit den Eindruck gewonnen, dass die Regel gar keinen Einfluss auf das Seriendruck-Dokument nimmt.

Viele Grüße, Uwe
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Beantwortet von computerschrat Profi (28.7k Punkte)
Hallo Uwe,

ich habe das gerade mal getestet. Es funktioniert einwandfrei. Allerdings fügt Word offenbar beim Erstellen der Feldfunktionen gelegentlich ein Leerzeichen mit ein und das ist dann wohl das Zeichen, das auch bei deinem Serienbrief auftaucht. Ich habe das daran gesehen, dass ich in der Wenn..Dann Funktion ein x und ein y für leer / nicht leer eingesetzt habe. In der Vorschau war das Leerzeichen da, das habe ich im Vorschaubild gelöscht und anschließend bei aktivierter Feldfunktion x und y entfernt bzw. durch Leerzeichen ersetzt.

Gruß computerschrat
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Beantwortet von
Hallo computerschrat,

du schreibst "Es funktioniert einwandfrei." Im letzten Satz schreibst du etwas, was sich für mich nach einer manuellen Korrektur anhört. Allerdings verstehe ich nicht, was du mit "...und anschließend bei aktivierter Feldfunktion x und y entfernt bzw. durch Leerzeichen ersetzt." Ich habe das Problem jetzt wie folgt gelöst (was aber bedeutet, dass es eben nicht einwandfrei funktioniert): An der Stelle, an der immer noch (fälschlicherweise) das Leerzeichen erscheint, lasse ich "xxx" einfügen. Anschließend gehe ich in die Vorschau und entferne dort über die "Suchen/Ersetzen"-Funktion die Zeichenfolge "xxx" wieder und alles ist so wie ich es haben will. Das geht blitzschnell. Ich danke dir für deine Hilfe. Sollte ich dich missverstanden haben und du doch eine Lösung gefunden haben solltest, die ich nur nicht verstanden habe, würde ich mich natürlich über Aufklärung freuen.

Viele Grüße, Uwe
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Beantwortet von computerschrat Profi (28.7k Punkte)
Hallo Uwe,

ja es ist eine manuelle Korrektur gewesen, genau so, wie du es dann auch gemacht hast. Letztlich ist es egal, ob du die überschüssigen Zeichen in der Vorschau oder in der sichtbaren Feldfunktion entfernst. Die Feldfunktion wird sichtbar, wenn du mit der rechten Maustaste auf das Feldelement, also hier das Leerzeichen oder die zum Test eingefügten xxx klickst und dann auf "Feldfunktionen ein/aus" Dann kannst du diese Funktion in ihren Einzelheiten editieren.

Egal wie, es muss genau einmal gemacht werden und danach wird der Serienbrief für alle Datensätze korrekt ausgedruckt.

Gruß computerschrat
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