Daten automatisiert mittels VBA erfassen, auslesen und in entsprechenden Ordner kopieren (VBA,Makro)

Question

Hallo Leute,

ich möchte folgende Aufgabe lösen:

Ich habe eine Excel-datei in der Daten aller Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten mit verschiedenen Parametern in den Spalten A bis G eingetragen sind.

In der Spalte A ist der Name des Mitarbeiters eingetragen.

Ich habe ein Exceltool erstellt, in das die Daten derzeit per Copy&Paste eingefügt werden und dann die Stundenzahl inkl der jeweiligen Kostenstellen errechnet werden.

Aufgabe ist nun die Daten automatisiert nach Name des Mitarbeiters in das entsprechende Excel-Tool automatisiert einlesen lassen zu können.

In der Datei, in der die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufgelistet sind, können natürlich auch mehrere Zeilen pro Mitarbeiter zustande kommen. Ich möchte für Max Mustermann beispielsweise alle Daten in dieser „Masterdatei“ in das für ihn vorgesehene Exceltool einfügen.

Ich würde nun wie folgt vorgehen:

Die Daten werden aus einem Softwareprogramm exportiert und in dem Ordner für die Abrechnung manuell gespeichert.

In diesem Ordner sind bereits die Excel-dateien pro Mitarbeiter für alle 12 Monate angelegt, in die die Daten aus der Masterdatei einfach per Knopfdruck eingelesen werden sollen. In der Spalte A des Excel-Tools müssten die Namen der Mitarbeiter enthalten sein, damit ein Abgleich stattfinden kann und das Makro bzw. der VBA Code einen Abgleich machen kann und dann die Daten einfügen kann. Dabei müsste voraussichtlich ein abgleich der Namen aus der Tabelle mit allen Namen der Mitarbeiter und allen Exceldateien in dem Abrechnungsordner gemacht werden.

In der Datei des Exceltools soll ein Button eingefügt werden, der dann den Code ausführt und aus der Masterdatei für den entsprechenden Monat die Daten zieht und einfügt.

Es sind mehrere hunderte Mitarbeiter weswegen eine Automatisierung des Prozesses unbedingt notwendig ist.

Die Ordnerstruktur kann im schlimmsten Fall noch verändert werden, wenn es anderweitig keine Möglichkeit gibt.

Vielleicht habt ihr eine Idee wie man dies mittels VBA oder einem Makro abbilden könnte.

Vielen Dank im Voraus.

Answer 1

Hallo,

grundsätzlich ist das alles möglich.

Wenn du das alles nach den Namen der Mitarbeiter zuordnen willst, kann es aber zu Problemen kommen, wenn mehrere Mitarbeiter den gleichen Namen haben. Ich würde die Zuordnung eher auf Personalnummern aufbauen. Das kommt natürlich auch darauf an, welche Daten du aus dem Softwareprogramm exportieren kannst.

Gruß

M.O.

Answer 2

@m-o Ja vom System her ist eingestellt, dass die Personalnummern die in dem Softwaresystem eingetragen sind, auch mit ausgegeben werden.

Hier kann man die Masterdatei sehen aus der die Daten automatisiert gezogen werden sollen:

Mitarbeiter Fahrzeug Land Entfernung [km] Fahrzeit [h] Startdatum Enddatum
01 - Max Mustermann 1 - B-XY 123 DE 472,6 7h 43m 05.05. 05:24 05.05. 16:54
01 - Max Mustermann 1 - B-XY 123 DE 362,2 5h 54m 06.05. 05:29 06.05. 13:45
01 - Max Mustermann 1 - B-XY 123 DE 413,4 7h 38m 09.05. 05:02 09.05. 17:01
01 - Max Mustermann 1 - B-XY 123 DE 422,9 7h 54m 10.05. 05:27 10.05. 17:24
02 - Bernd Eichmann 2 - M-XY 123 DE 472,6 7h 43m 05.05. 05:24 05.05. 16:54
02 - Bernd Eichmann 2 - M-XY 123 DE 362,2 5h 54m 06.05. 05:29 06.05. 13:45
02 - Bernd Eichmann 2 - M-XY 123 DE 413,4 7h 38m 09.05. 05:02 09.05. 17:01
02 - Bernd Eichmann 2 - M-XY 123 DE 422,9 7h 54m 10.05. 05:27 10.05. 17:24
03 - Michael Uhse 3 - HH-XY 123 DE 472,6 7h 43m 05.05. 05:24 05.05. 16:54
03 - Michael Uhse 3 - HH-XY 123 DE 362,2 5h 54m 06.05. 05:29 06.05. 13:45
03 - Michael Uhse 3 - HH-XY 123 DE 413,4 7h 38m 09.05. 05:02 09.05. 17:01
03 - Michael Uhse 3 - HH-XY 123 DE 422,9 7h 54m 10.05. 05:27 10.05. 17:24

Im folgenden ist für jeden dieser Mitarbeiter eine exceldatei bereits angelegt.Beispiel 1 Max Mustermann. Das Makro /VBA soll nun die Masterdatei durchsuchen und die Daten (von Zeile A bis G) die zu Max Mustermann gehören, in die Zieldatei eingetragen werden.
Unten ist zu sehen wie die Zieldatei in der unbearbeiteten Version aussieht.

Mitarbeiter Fahrzeug Land Entfernung [km] Fahrzeit [h] Startdatum Enddatum
01 - Max Mustermann