Daten filtern bzw. nach Suchkriterien auswählen

Question

Einen angenehmen Abend ins Forum!

Ich betreibe Ahnenforschung und habe aktuell ca. 1400 Datensätze erfasst.
Diese möchte ich nun nach gewissen Kriterien filtern.

Ich habe die Daten auf ca. 24 Tabellenblätter verteilt. Die Bezeichnung lauten: Gruppe_A, Gruppe_B, usw.

Alle Tabellenblätter sind wie oben abgebildet aufgebaut, enthalten aber unterschiedlich viele Datensätze ( sie beginnen alle in der Zeile B4 bis maximal Zeile 130).

Ich möchte diese nun nach gewissen Kriterien auswählen und auf dem Tabellenblatt mit dem Titel "Meine Suche"  darstellen. Und zwar so, dass ich z. B. die Nummer 237 eingebe und mir dann alle Daten (hier B4 - N4) angezeigt werden.

Meine Auswahlkriterien wären: Nummer (Spalte B), Vorname (Spalte C), Geburtsjahr (Spalte D), Geburtsort (Spalte E).

Beim Geburtsjahr ist die Frage, ob das Jahr nochmals extra in eine Spalte eingetragen werden muss oder ob das Auslesen aus Spalte C möglich ist.

Meine Idee wäre:

Die Frage lautet natürlich, ob dies auch so umsetzbar ist und wenn ja, ob dies ohne vba geht oder nicht.
Oder ob ich alle Daten auf ein einziges Tabellenblatt bringe, damit die Filter bzw. Suchfunktionen einfacher zu handhaben sind.

Vielleicht hat jemand schon Erfahrungen damit gesammelt und kann mir behilflich sein, mein Vorhaben umzusetzen.

Ich bedanke mich im Voraus für eure Beiträge.

LG Robert

Answer 1

Hallo Robert,

vielleicht ist Autofilter die richtige Funktion für dich: Selektiere das gesamte Tabellenblatt oder die Spalten mit Inhalten und klicke dann oben im Ribbon bei "Suchen und Filtern" auf Filtern (Der große Trichter). Dann bekommst du in allen Spalten oben eine Drop-Down Liste angeboten und kannst damit deine Suchwerte auswählen.

Falls die Daten über mehrere Tabellenblätter verteilt sind, scheint das wohl nur über ein Makro zu gehen. Ein solcher Beitrag findet sich hier im SN. Schau mal hier: https://supportnet.de/stat/2004/2/id166560.asp

Gruß computerschrat

Gruß computerschrat

Answer 2

Moin Robert,

ich denke, dass es der beste/einfachste Weg ist, alle Blätter in 1 (neuen) Blatt zusammenzufassen und dann nach der durch computerschrat beschriebenen Filter-Methode zu bearbeiten.

Günther (G.Mumme@Excel-ist-sexy.de)

Answer 3

Ein herzliches Hallo ins Forum!

Zunächst möchte ich mich für beide Antworten bedanken. Ich habe zunächst alle Daten auf ein Tabellenblatt gebracht und mit der Autofilterfunktion die gewünschten Ergebnisse bekommen.

Ich bin gerade dabei, ein Buch (eBook?) mit ca. 1000 Seiten herauszugeben ( kein Verkauf, sondern eine Gratisweitergabe an alle Verwandten, die Interesse zeigen). Dazu kommt eine Exceldatei mit allen Daten, um Informationen daraus abzurufen. Und ich bin mir nicht sicher, ob da die Autofilterfunktion der richtige Weg ist (eher die Frage, ob alle damit auch arbeiten können).

Daher meine Intension, diese Abfragen benutzfreundlicher (in diesem Falle einfacher) zu gestalten.

LG Robert

Answer 4

Moin Robert,

ich lektoriere gerade für einen Kunden eine ähnlich umfangreiche Familiengeschichte, kann mir dein Vorhaben darum ganz gut vorstellen. Und ich glaube aus verschiedenen Gründen nicht, dass Excel das passende Werkzeug ist. ICH würde über eine Datenbank nachdenken, das Ganze dann im HTML-Format (WordPress?) und beispielsweise PHP als Abfragesprache für die SQL-Datenbank. Eventuell gibt es auch unter WP direkt ein Möglichkeit, deine Datenbank abzufragen und das Filtrat auszugeben? Ob sich dass allerdings lohnt, ist die zweite Frage…

Gruß
Günther

Answer 5

Hallo Günther!

Ich habe mir einen Zeitrahmen von 2 Jahren gesetzt, um mein Werk zu „vollenden“. Daher bleibt mir genügend Zeit zu überlegen, in welcher Form das Buch erscheinen soll. Meine Texte (sie beinhalten selbstverständlich Personendaten, aber auch alte Urkunden, Familienwappen, überlieferte Erzählungen, Kriegstagebücher usw.) verfasse ich in word.

Die aktuelle Personensuche läuft über facebook, instangram und Co., um die jüngeren Familienmitglieder weltweit ausfindig zu machen, bzw. diese anzusprechen. Habe ich mir einfacher vorgestellt, da der Datenschutz überall lauert.

Mittels der Eccel-Datei arbeite ich die fehlenden Daten ab, die ich in Taufbüchern aufspüre bzw. via Internet (Traueranzeigen, Sterbebilder,…). Das verbinde ich dann auch mit Reisen.

Na ja, ich muss ja in der Rente was „Sinnvolles“ machen.

LG Robert

Answer 6

Hallo Leute!

Zum Thema "Datenbank" hätte ich noch eine Frage!
Ich habe mittlerweile das Problem mithilfe des  SVerweises gelöst:

Jede angelegte Person hat eine persönliche ID, die ich im gelb unterlegten Feld eingebe.
Nach Eingabe der Daten habe ich alle relevanten Daten zu dieser Person.

Darunter ist ein weitere Suchfelder eingegeben, da ja nicht von jeder Person auch die entsprechende ID bekannt ist: alle drei Bedingungen müssen erfüllt sein.

=FILTER(Datenbank_Family;(Datenbank_Family[Vorname]=D25)*(Datenbank_Family[Geburtsjahr]=D26)*(Datenbank_Family[Geburtsort]=D27);"Kein Ergebnis")

Ersetzt man in der obigen Formel das Zeichen * durch ein +, erhält man eine Oder-Funktion.
Das Problem dabei ist, dass alle drei Felder ausgefüllt werden müssen, und man dann entsprechend viele Treffer erhält.
Nun zu meiner Frage: wie muss ich die Formel verändern, dass z. B. nur ein Feld ausgefüllt werden muss?

Welche Idee steckt dahinter: ich möchte mehrere Suchkriterien anführen. Der Anwender kann dann nur jenes Feld/  jene Felder ausfüllen, die ihm bekannt sind. Eine Möglichkeit habe ich schon gefunden: ich gebe in ein Feld den mir bekannten Suchbegriff ein, der Rest der Felder wird mit Daten gefüllt, die mit Sicherheit nicht vorhanden sind (Maria, 125, Djibuti). Aber ich glaube, es gibt elegantere Möglichkeiten.

Danke im Voraus für eure Tipps und noch einen angenehmen Tag.

Answer 7

Ein herzliches Hallo!

Ich verwende folgende Formel, um das Geburtsjahr herauszufiltern:

=FILTER(Datenbank_Family;(Datenbank_Family[Geburtsjahr]=D25);"Kein Ergebnis")

Interessanterweise zeigt es mir nur Ergebnisse ab dem Jahr 1897  und später an, während bei allen früheren Geburtsjahrgängen "Kein Ergebnis" angezeigt wird, obwohl genügend Daten vorhanden sind.

Die Ausgabe der Geburtsjahre erfolgt mit folgender Formel (aus dem Geburtsdatum werden die letzten 4 Ziffern herausgefiltert:
=RECHTS(E36;4)

Ich habe versucht, die Zellen als "Zahl" bzw. als "Text" zu formatieren. Leider blieben alle Versuche erfolglos.
Könnte mir jemand erklären, warum das nicht funktioniert bzw. was ich ändern muss, damit es funktioniert.

Danke und lG Robert

Answer 8

Hallo Robert,

RECHTS ist eine Textfunktion und die Werte werden als Text dargestellt (Darstellung in Zelle linksbündig).

Willst du den Text in eine Zahl umwandeln dann mache das mit WERT:

=WERT(RECHTS(A1;4))

Ob das aber dein Problem löst, weiß ich aber nicht, da ja wohl alle Jahreszahlen so ermittelt werden. Überprüfe doch mal deine Daten, gibt es da vielleicht eine Leerzeile? Sind wirklich alle Daten durch die benannten Bereiche abgedeckt?

Gruß

M.O.

Answer 9

Hallo M.O.!

Dank deiner Hilfe ist das Problem gelöst.

Es lag an der falschen Zellformatierung.

Kleine Ursache, große Wirkung.

Danke und noch einen angenehmen Tag wünscht Robert.