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Adressen für Serienbrief: Welche Datenquelle ist die beste?
Frage
Hallo,
ich möchte einen Serienbrief schreiben.
Wo soll ich die Adressen abspeichern, die ich dann im Serien-Brief verwenden will. Bis jetzt habe ich die Adressen in einer Excel-Tabelle. Gibt es eine Möglichkeit diese abzurufen?
Grüße und Danke
Andreas
Antwort 1 von KJG17
Hallo Andreas,
du kannst ohne Probleme als Datenquelle eine Excel-Tabelle auswählen. Du hättest es eigentlich nur mal ausprobieren müssen.
Gruß
Kalle
du kannst ohne Probleme als Datenquelle eine Excel-Tabelle auswählen. Du hättest es eigentlich nur mal ausprobieren müssen.
Gruß
Kalle
Antwort 2 von achim_13086
Hallo Andreas,
in Word gibt es die Seriendruckfunktion, die unter Extras zu finden ist.
Zum Üben empfehle ich, die Briefvorlage erneut als Kopie als Worddokument zu speichern, damit Dir das Original nicht beschädigt wird.
Um einen fehlerfreien Imort der Exceldaten sicherzustllen, ist eine Bearbeitung der Datensatzdatei in Excel erforderlich.
Die Tabelle öffnen. Sollten Spaltenüberschriften, wie Anrede, Firma, Vorname, Name, Straße, Plz und Ort fehlen, dann eine neue Zeile am Anfang einfügen und die Spaltenbezeichnungen erstellen.
Alle gefüllten Zellen (von A1 bis ?301) markieren.
Jetzt auf Einfügen => Namen => Festlegen [1. Zeile im Kontextmenü, kann auch anders heißen] klicken.
In der ersten Zeile des öffnenden Fensters das Wort Datenbank eintragen und auf Hinzufügen drücken, dann mit OK schließen.
Excel beenden und die Speicherabfrage mit Ja beantworten.
Zur Vorbereitung des Dokumentes den Cursor in die erste Zeile des Adreßfeldes setzen.
Jetzt Extras => Seriendruck auswählen.
Es öffnet sich der der Seriendruckmanager.
Unter Hauptdokument auf die Schaltfläche Erstellen drücken und im sich öffnenden Dialogfenster auf Aktives Dokument klicken..
Jetzt auf Daten importieren klicken und Datenquelle öffnen auswählen.
Hier die richtige Exceltabelle aussuchen und öffnen.
In dem jetzt geöffneten Fenster auf Datenbank klicken und im Meldungsdialog auf Hauptdokument bearbeiten drücken.
Word wechselt wieder zum Dokument zurück und fügt eine neue Symbolleiste ein. (Leiste für Seriendruckfunktionen)
Über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen kannst Du jetzt die notwendigen Felder in den Adressbereich des Dkomentes einfügen.
Beim Einfügen der Felder muß nicht berücksichtigt werden, ob in der Exceldatenbank in einzelnen Spalten leere Zellen vorhanden sind.
Ist das Einfügen und die richtige Positionierung der Felder beendet, dann auf die Schaltfläche Seriendruck Vorschau klicken. Jetzt werden die in der Datenbank vorhandenen Namen und Adressen angezeigt.
Word elemeniert leere Zeilen, die sich aus den leeren Feldern in den Datensätzen ergeben, von selbst.
In der Seriendrucksymbolleiste gibt es eine Schaltfläche mit einem Druckersymbol. Um den Seriendruck auszuführen, bitte nur diese Schaltfläche benutzen. Das normale Druckersymbol würde nur die angezeigte Seite allein ausdrucken.
Für das Ausdrucken empfehle ich, die zu druckende Seitenanzahl auf 25 Seiten zu begrenzen. Damit wird sicher gestellt, dass kein Datenstau entsteht und das System sich wegen Speicherproblemen aufhängt.
Soll das Worddukument erhalten bleiben, dann einfach so wie es ist, als Worddokument abspeichern. Wenn das Dokument als spätere Vorlage dienen soll, dann einfach als Dokumentenvorlage abspeichern.
Die Einstellungen können bei erneuter Benutzung jederzeit geändert werden.
Wenn mein Gedächtnis nicht trügt, habe ich wohl alles berücksichtigt.
Ich hoffe, ich konnte einwenig helfen.
Gruß
Joachim
in Word gibt es die Seriendruckfunktion, die unter Extras zu finden ist.
Zum Üben empfehle ich, die Briefvorlage erneut als Kopie als Worddokument zu speichern, damit Dir das Original nicht beschädigt wird.
Um einen fehlerfreien Imort der Exceldaten sicherzustllen, ist eine Bearbeitung der Datensatzdatei in Excel erforderlich.
Die Tabelle öffnen. Sollten Spaltenüberschriften, wie Anrede, Firma, Vorname, Name, Straße, Plz und Ort fehlen, dann eine neue Zeile am Anfang einfügen und die Spaltenbezeichnungen erstellen.
Alle gefüllten Zellen (von A1 bis ?301) markieren.
Jetzt auf Einfügen => Namen => Festlegen [1. Zeile im Kontextmenü, kann auch anders heißen] klicken.
In der ersten Zeile des öffnenden Fensters das Wort Datenbank eintragen und auf Hinzufügen drücken, dann mit OK schließen.
Excel beenden und die Speicherabfrage mit Ja beantworten.
Zur Vorbereitung des Dokumentes den Cursor in die erste Zeile des Adreßfeldes setzen.
Jetzt Extras => Seriendruck auswählen.
Es öffnet sich der der Seriendruckmanager.
Unter Hauptdokument auf die Schaltfläche Erstellen drücken und im sich öffnenden Dialogfenster auf Aktives Dokument klicken..
Jetzt auf Daten importieren klicken und Datenquelle öffnen auswählen.
Hier die richtige Exceltabelle aussuchen und öffnen.
In dem jetzt geöffneten Fenster auf Datenbank klicken und im Meldungsdialog auf Hauptdokument bearbeiten drücken.
Word wechselt wieder zum Dokument zurück und fügt eine neue Symbolleiste ein. (Leiste für Seriendruckfunktionen)
Über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen kannst Du jetzt die notwendigen Felder in den Adressbereich des Dkomentes einfügen.
Beim Einfügen der Felder muß nicht berücksichtigt werden, ob in der Exceldatenbank in einzelnen Spalten leere Zellen vorhanden sind.
Ist das Einfügen und die richtige Positionierung der Felder beendet, dann auf die Schaltfläche Seriendruck Vorschau klicken. Jetzt werden die in der Datenbank vorhandenen Namen und Adressen angezeigt.
Word elemeniert leere Zeilen, die sich aus den leeren Feldern in den Datensätzen ergeben, von selbst.
In der Seriendrucksymbolleiste gibt es eine Schaltfläche mit einem Druckersymbol. Um den Seriendruck auszuführen, bitte nur diese Schaltfläche benutzen. Das normale Druckersymbol würde nur die angezeigte Seite allein ausdrucken.
Für das Ausdrucken empfehle ich, die zu druckende Seitenanzahl auf 25 Seiten zu begrenzen. Damit wird sicher gestellt, dass kein Datenstau entsteht und das System sich wegen Speicherproblemen aufhängt.
Soll das Worddukument erhalten bleiben, dann einfach so wie es ist, als Worddokument abspeichern. Wenn das Dokument als spätere Vorlage dienen soll, dann einfach als Dokumentenvorlage abspeichern.
Die Einstellungen können bei erneuter Benutzung jederzeit geändert werden.
Wenn mein Gedächtnis nicht trügt, habe ich wohl alles berücksichtigt.
Ich hoffe, ich konnte einwenig helfen.
Gruß
Joachim