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Brief an Kontakt aus Outlook





Frage

Hilfe! Ich würde gerne über einen bestehenden Kontakt in Outlook direkt eine bestehende Briefvorlage in Word füllen. Dieser Menüpunkt ist auch im Kontakt unter 'Aktionen' vorgesehen. Problem: Beim füllen der von mir angelegten Vorlage, werden sämtliche Formatierungen überschrieben.

Antwort 1 von TEACON

Hallo joko333,
anbei etwas Lesestoff.
Ich hoffe es hilft Dir.

Gruss teacon

Einzeladressen aus Outlook komfortabel in Word einfügen
für Outlook 98 und 2000

Immer wieder werden Sie eine Adresse aus den Outlook-Kontakten für Briefe oder andere Dokumente in Word benötigen. Nutzen Sie dazu bisher die Zwischenablage oder geben Sie die Informationen gar manuell in den Text ein? In diesem Tipp erfahren Sie, wie Adressen in Zukunft per Mausklick direkt in Word ausgewählt werden.

Die dafür erforderlichen Mittel sind allerdings nicht sofort verfügbar. Aber mit wenigen Handgriffen haben Sie das Symbol zum Einfügen von Outlook-Adressen in die Standard-Symbolleiste von Word integriert:

1. Starten Sie Word und rufen Sie aus dem Menü Ansicht die Befehle Symbolleisten / Anpassen auf.

2. Im zugehörigen Dialogfeld wechseln Sie auf das Register Befehle. Dort markieren Sie in der linken Liste den Eintrag "Alle Befehle". Und in der rechten Liste blättern Sie dann so weit, bis der Befehl "EinfügenAdresse" zu sehen ist.


Mit dem Befehl "EinfügenAdresse" können Sie Kontakte aus Ihrem Adressbuch per Mausklick einfügen


3. Ziehen Sie den Befehl mit der Maus in die Word-Symbolleiste. Danach können Sie das Dialogfeld Anpassen wieder Schließen.

Das Einfügen einer einzelnen Adresse ist jetzt schnell erledigt. Klicken Sie auf das eben eingerichtete Adressbuch-Symbol, um das Dialogfeld Namen auswählen zu öffnen.


Mit dem neuen Symbol lassen sich Adressen im Handumdrehen in ein Word-Dokument einfügen.


Falls nicht sofort die Outlook-Adressen angezeigt werden, öffnen Sie das Dropdown-Feld oben rechts und wählen Sie darin "Kontakte" aus. Anschließend markieren Sie den gewünschten Namen und klicken auf Ok. Die Adressangaben, die eingefügt werden, sind in den meisten Fällen vollkommen ausreichend. Word verwendet neben dem Namen die komplette Anschrift inklusive Länderangabe.


Word fügt den Namen standardmäßig mit Straße, Ortsangabe und Land ein.


Womöglich möchten Sie aber ein anderes Adresslayout. Auch das ist kein Problem; dafür müssen Sie nur einen AutoText-Eintrag mit geeigneten Platzhaltern in Word erstellen. So können Sie zum Beispiel den Firmennamen zur Anschrift hinzufügen. Hier die Vorgehensweise im Detail:

1. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument. In dieses Dokument tragen Sie die Codes der gewünschten Adressfelder ein, und zwar genauso wie sie in der Anschrift erscheinen sollen. Eine Übersicht über die verfügbaren Codes finden Sie in der Online-Hilfe des Visual Basic-Editors, den Sie aus Word heraus mit Alt + F11 aufrufen. In der Hilfe ( F1 - Inhalt - Visual Basic für Microsoft Word - Referenz zu Visual Basic) suchen Sie nach der "AddAddress-Methode", in deren Beschreibung die verschiedenen Codes aufgeführt werden. Beachten Sie allerdings, dass die Codes im Word-Dokument in eckige Klammern eingeschlossen werden müssen. Auch die Großschreibung ist wichtig! - Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel.


Damit Word die Felder als Vorlage für eingefügte Adressen erkennt, definieren Sie den gesamten Bereich als AutoText.


2. Wenn Sie die Adressfelder angeordnet haben, markieren Sie den gesamten Anschriftenbereich und rufen Einfügen / AutoText / Neu auf. In Word 97 weisen Sie dem Bereich den AutoText-Namen "Adresslayout" zu. Sobald Sie auf Ok geklickt haben, können Sie das neue Layout einsetzen.




Antwort 2 von leana

Hallo,
nach langer Suche habe ich endlich jemanden mit dem gleichen Problem gefunden. Deine Frage liegt schon eine Weile zurück. Könnt Ihr mir weiterhelfen?
ich habe genau das gleiche Problem. Sobald ich in der Funktion "Neuer Brief an Kontakt" meine Vorlagen auswähle, werden diese wie die normal.dot dargestellt und meine sämtlichen Voreinstellungen gehen verloren.
Grüße, Anne

Antwort 3 von christianBLN

Ich habe das gleiche Problem.

Die Vorlage wird einfach nicht verwendet.
Stattdessen immer die Normal.dot

Hat irgendjemand einen Lösungsansatz ?

Danke und Grüße
Christian

Antwort 4 von Lisa2004

wenn Du eine eigene Vorlage von Word benutzen willst, musst Du diese Vorlage mit dem Wort Brief in der Vorlage abspeichern - also mein Brief.dot.. Dann wird diese Vorlage auch von Outlook aus im Briefassistenten angeboten - bei Briefformatregister - wählen Sie ein Seitendesign.

Gruß Lisa

Antwort 5 von Leana

Stimmt! Vorraussetzung für die Anzeige eigener Vorlagen in Outlook, bei der Funktion "Neuer Brief an Kontakt" ist, dass sich die Vorlage im gleichen Verzeichnis wie die Normal.dot befindet und der Name der Vorlage das Wort Brief enthält. Allerdings werden in Outlook nur Seitenformate der Vorlagen übernommen und alle Eingaben, sowie Grafiken, Felder ect. werden vernachlässigt. Jedoch habe ich festgestellt das Kopf- und Fußzeilen erhalten bleiben.

Grüße, Anne

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