Daten aus einer Liste automatisch als X in einem anderen Arbeitsblatt eintragen

Question

Hallo ihr lieben Experten,

ich versuche mal, mein Problem zu schildern und hoffe sehr, dass ich es verständlich machen und mir so jemand helfen kann:

Ich habe mit Excel 2010 eine Urlaubsplanung für alle Mitarbeiter erstellt.

Links stehen untereinander die Mitarbeiternamen; das Jahr erstreckt sich daran anschließend nach rechts bis zum Ende (alle Tage inkl. Wochenenden und Feiertage).

Sinn dieser Planung ist wirklich nur ein Grobüberblick, wo sich ggf. Abwesenheiten überschneiden (keine Zählungen, kein Krank, keine wirklichen Details).

Die Abwesenheitszeiten will ich mit einem einfachen X und grauem Hintergrund kenntlich machen.


Jetzt zu meiner Frage:
Die Abwesenheitsplanungen bekomme ich formlos von den Kollegen per Email und trage sie (bisher) händisch ein - also für jeden Abwesenheitstag ein X (bei längeren Zeiträumen fasse ich die Zelle einfach am Kopierpunkt und ziehe über Wochenenden u.Ä. hinweg vom Anfang der Abwesenheit bis zum Ende).

Geht das nicht auch einfacher/schneller/automatisiert?

wenn ich z.B. in einem Extra-Arbeitsblatt die Mitarbeiter aufliste und dahinter einfüge, wann sie in Urlaub sind - kann Excel das dann mit irgendeiner Funktion in das andere Blatt als X einfügen?

Beispiel:
A1 = Karla Kaufmann
B1 = 10.01.2015 - 20.01.2015
C1 = 03.02.2015 - 06.02.2015
D1 = 15.04.2015

A2 = Hans Haudrauf
B2 = 09.01.2015
C2 = 23.02.2015 - 16.03.2015

usw.

(natürlich kann diese Liste horizontal oder vertikal oder in was für einer Ausführung auch immer sein, das war nur ein Beispiel wie ich es mir so gedacht habe)

mit SVerweis hab ich schon mal was gemacht, um Feiertage über eine bedingte Formatierung farblich zu markieren. Leider bin ich nicht versiert auf diesem Gebiet und kann leider auch keine Rückschlüsse ziehen, wie ich ggf. diese Formel anzupassen habe.

Wie kann ich also die Abwesenheits-Xe einfügen, die auf einer mehr oder weniger dynamischen Liste beruhen? (Änderungen können später immer mal wieder reinkommen)


Mir ist leider die Kreativität an Suchbegriffen ausgegangen, um evtl. eine Lösung irgendwo im WWW zu finden - ich weiß einfach in diesem Fall nicht, wonach ich überhaupt suchen sollte :(


Ich würde mich freuen, wenn jemand einen Tipp für mich hat oder mir sogar direkt bei der Lösung der Fragestellung helfen kann.

Solltet ihr weitere Infos brauchen, liefere ich diese natürlich gern.

Für eure Mühen bedanke ich mich schon im Voraus ganz herzlich!

Beste Grüße,
July

Answer 1

Hallo July,

Da solche Problemstellungen zumeist sehr arbeitsintensiv sind, wäre eine konkrete Beispieldatei (so kurz wie möglich) von Vorteil, woraus klar und eindeutig ersichtlich ist, was aus der Quelldatei (Tabelle) in die Zieldatei (Tabelle) übertragen werden soll.

Schließlich wie es dann aussehen soll, wenn es fertig ist.

Gruß
Paul1

[sub]Excel > Access > MS-Office
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IT-Security
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Answer 2

Hallo Paul1,

Danke für deine erste Antwort.

Genau da fängt mein Problem eigentlich an - wenn es arbeitsintensiv wird, hört für mich die Rentabilität auf.

Ich dachte es gäbe vielleicht bei Excel eine einfache Funktion/Formel/whatever, die mein Vorhaben bereits mehr oder weniger eigenständig/automatisiert umsetzen kann.

Es war nicht meine Absicht, euch hier im Forum mit enorm viel Arbeit zu belasten und mich dann zu freuen, dass ich es nicht machen musste.

Ich weiß deine Hilfsbereitschaft sehr zu schätzen! Aber ich denke ich werde die Fragestellung vorerst besser nicht weiterverfolgen. Dafür brauche ich den Urlaubsplan zu selten, alsdass sich so viel Aufwand (wie du vermutest) lohnen würde.

Falls sich natürlich irgendjemand hier besonders gern mit derartigen Dingen auseinandersetzt und eine persönliche Freude daran hätte, meine Liste aufzubauen, dann würde ich mich natürlich auch sehr darüber freuen und liefere gern weiteren Input.


Ansonsten bedanke ich mich bei dir, Paul1, und bei allen anderen die mal in meine Frage reingeschaut haben, für eure Zeit und wünsche euch weiterhin frohes Basteln mit Excel :)

Vielen lieben Dank und beste Grüße,
July

Answer 3

Ein eigener, halbautomatischer Lösungsvorschlag:

Hallo Zusammen,

es hat mich natürlich doch nicht losgelassen und ich hab mal selbst ein bisschen getüftelt.

Zwar ist es mir nicht ganz automatisiert gelungen, aber für mich persönlich ist es eine Erleichterung (die sich auch noch recht einfach umsetzen ließ!).

Was ich gemacht habe:

Tabellenblatt 1 = die Urlaubsübersicht

Spalte A weist die Namen der Kollegen von A1 bis A22 auf.
(Spalten B-I sind diverse Angaben wie Resturlaub, Anspruch, Krank etc.)

Von Spalte J bis Spalte NJ erstreckt sich mein "Jahr", also jeder Monat mit jedem zugehörigen Tag, Wochentag und Feiertagen.

Tabellenblatt 2 = die Feiertage
(habe diese mit bedingter Formatierung in Tabellenblatt 1 eingebunden, sodass diese Rot markiert werden)

Tabellenblatt 3 = Plandaten

Hier habe ich horizontal die Mitarbeiternamen eingetragen (würde sicher auch vertikal gehen, aber für mich war das die ansprechendere Lösung).

Also die Mitarbeiternamen erstrecken sich von A1 bis Q1.

dann habe ich im "Namenfeld" (das Feld über der Spaltenreihe und neben der Formelzeile) jedem Mitarbeiterabschnitt ein internes Namenskürzel zugeordnet. Dazu habe ich zum Beispiel die gesamte Spalte A markiert und ihr den Namen "HP" gegeben als Abkürzung für den Mitarbeiternamen.

Das habe ich mit jeder Spalte gemacht, die einem Mitarbeiter zugeordnet werden soll.

Jetzt kann ich unter dem Mitarbeiternamen die geplanten Abwesenheiten als Einzeltage angeben bzw. den ersten Tag der Abwesenheit eintragen und bis zum Ende der Abwesenheit "nach unten kopieren".

(sicherlich nicht die schönste Lösung, aber trotzdem eine zeitliche Ersparnis für mich)


Dann habe ich in Tabellenblatt 1, in dem die geplanten Abwesenheitsdaten der Mitarbeiter aus Tabellenblatt 3 angezeigt werden sollen, eine bedingte Formatierung pro Mitarbeiterzeile eingefügt:

Dazu habe ich die gesamte Zeile des Mitarbeiters markiert und dann über Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden folgende Formel eingefügt:

=SVERWEIS(J$4;HP;1;0)

Über den Button "Formatieren..." hab ich dann noch jedem Mitarbeiter eine spezielle Farbe (bzw. in meinem Fall je Teammitglied dieselbe Farbe) zugewiesen.

Das habe ich für alle Mitarbeiter wiederholt (da es nicht so viele sind).


und wenn ich jetzt in meinem Tabellenblatt 3 "Plandaten" die Abwesenheiten eintrage oder ändere, spiegelt sich das in meiner Urlaubsübersicht im Tabellenblatt 1 farblich wider :)


Ich bin leider erst später darauf gekommen, dass die geplanten Abwesenheiten eigentlich nicht zwingend mit einem "x" gekennzeichnet werden müssen und eine farbliche Kennzeichnung auch reicht, um mögliche Überscheidungen festzustellen.

Tja, manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht ;)

Nun ist aus meiner komplizierten Automationsanfrage doch ein simpler "SVERWEIS" geworden.

Vielleicht hilft meine Frage und die Lösung ja trotzdem irgendjemandem bei seinen Herausforderungen.

Bei Bedarf kann ich gern auch mal ein Beispiel bereitstellen, aber ich denke die meisten hier sollten SVERWEIS bereits im Schlaf bewältigen können ^^

Trotzdem danke für die Inspiration und den Ansporn. So hab ich eine zufriedenstellende Lösung für mich gefunden.

Beste Grüße,
July