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Projet Dienstplan - Anregungen gesucht!
Frage
Hallo Exel-Fans,
ich möchte die Dienstplanerstellung bei mir im Büro einfacher gestalten. Dazu möchte ich MS-Exel verwenden und brauche ein paar Anregungen für die Umsetzungen von Euch.
Bisher wird der Dienstplan in einer Vorplanung auf Papier (hier stehen die wöchentlich anfallenden Pflichtdienste und es werden zusätzlich anfallende Dienste eingetragen) vorgeplant. Von dort wird dann in MS-Word ein Tabellendokument neu befüllt. Hier stehen die Mitarbeiternamen mit den detaillierten Zeiten. Zusätzlich müssen noch 2 weitere Dokumente erstellt werden, welche sich beide aus einem Teil der Daten des ersten Word-Doks ergeben. Damit soll Schluss sein, da das "EDV zu Fuß" ist!!
Die Mitarbeiter werden in zwei Gruppen unterteilt, für die bisher zwei seperate Dienstpläne erstellt werden. Für den Ersteller der Dienstpläne wird es jedoch sinnwoll sein, wenn er die Einteilung auf einem Tabellenblatt hat, damit er nicht die Übersicht verliert und auf einen Blick sieht, ob alle an dem Tag anfallenden Dienste "verteilt" sind.
Problemstellung:
1. Zweimal im Jahr erfolgt ein mehr oder weniger großer Personalwechsel. Die Mitarbeiterlisten (für beide Gruppen) müssen aktualisiert werden. Hierzu gibt es zwei Sortierkritierien (Position, Zugehörigkeit).
Meine Idee ist, die Mitarbeiter auf einem zusätlichen Tabellenblatt zu erfassen. Hier kann ich die Spalten Position und Zugehörigkeit vergeben; allerdings ist Position wiederum nur durch eine von mir zu vergebende Indexliste sortierbar (in etwa so: 1. Chef/1; Abt.leiter/2; Mitarbeiter/3). So kann ich die Liste evtl. sortieren. Wie übertrage ich aber die sortierte Liste auf das Tabellenblatt für die Dienstplanung?
Ein anderer Denkansatz ist der, dass ich auf dem Tabellenblatt "Dienstplanung" die Spalte Mitarbeitername als Listenfeld gefüllt aus dem Blatt Mitarbeiter gestalte und somit die Mitarbeiter hier händisch in die richtige Reihenfolge gebracht werden können (scheint mir derzeit die einfachere Lösung)
So, dass wäre mal mein momentanes Problem beim Start an diesem Projekt. Sicher hat jemand eine hilfreiche Idee von Euch! Vielen Dank schonmal!
Gruß
Torsten
Antwort 1 von fantalight
...nach oben
Hat denn niemand ein paar Anregungen?
;-)
Hat denn niemand ein paar Anregungen?
;-)
Antwort 2 von Kauz1
Hallo Torsten...
ich habe für unsere Firma einen "Schicht-Urlaubsplan" erstellt.
Dieser zielt allerdings eher auf eine regelmässige Schichtarbeit ab.
Die Arbeitsmappe mit seinen 10 Tabellenblättern steckt voll mit Makros, weil Erstellung der Pläne und Ausgaben von Übersichten natürlich möglichst auf "Knopfdruck" geschehen sollen.
Vielleicht hilft Dir ja eine kleine Beschreibung desselben:
Blatt Teams: Hier sind die Namen der Mitarbeiter in max. 6 Teams eingetragen.
Jedem Mitarbeiter ist ein Schichtschlüssel zugeordnet, für das Schichtmodell in dem er arbeitet.
Dem Schichtschlüssel ist auf einem Blatt Schichtmodelle einer editierbaren Schichtfolge zugeordnet.
Das wäre z.B. auch für "Büroarbeit" interessant, wenn in regelmässigen Abständen Sonderstunden zu leisten sind.
Dann gibt es eine komplette Jahresübersicht verteilt auf 2 Tabellenblätter: Dort sind die Zellen pro Tag und Mitarbeiter in der festgelegten Schichtfarbe eingefärbt, und für Abwesendheiten steht dann z.B. für Urlaub ein "U" drin.
Danneben gibt es noch eine Wochenübersicht:
Hier werden die in der Jahresübersicht stehenden Daten für eine Wochenübersicht zusammengefasst.
Eine Erfassung der Arbeitszeiten findet in dieser Tabelle keine Anwendung!
Das ist jetzt keine erschöpfende Beschreibung, aber vielleicht weckt das ja die eine oder andere Idee.
Viel Spass beim Grübeln...
Gruss Andreas
ich habe für unsere Firma einen "Schicht-Urlaubsplan" erstellt.
Dieser zielt allerdings eher auf eine regelmässige Schichtarbeit ab.
Die Arbeitsmappe mit seinen 10 Tabellenblättern steckt voll mit Makros, weil Erstellung der Pläne und Ausgaben von Übersichten natürlich möglichst auf "Knopfdruck" geschehen sollen.
Vielleicht hilft Dir ja eine kleine Beschreibung desselben:
Blatt Teams: Hier sind die Namen der Mitarbeiter in max. 6 Teams eingetragen.
Jedem Mitarbeiter ist ein Schichtschlüssel zugeordnet, für das Schichtmodell in dem er arbeitet.
Dem Schichtschlüssel ist auf einem Blatt Schichtmodelle einer editierbaren Schichtfolge zugeordnet.
Das wäre z.B. auch für "Büroarbeit" interessant, wenn in regelmässigen Abständen Sonderstunden zu leisten sind.
Dann gibt es eine komplette Jahresübersicht verteilt auf 2 Tabellenblätter: Dort sind die Zellen pro Tag und Mitarbeiter in der festgelegten Schichtfarbe eingefärbt, und für Abwesendheiten steht dann z.B. für Urlaub ein "U" drin.
Danneben gibt es noch eine Wochenübersicht:
Hier werden die in der Jahresübersicht stehenden Daten für eine Wochenübersicht zusammengefasst.
Eine Erfassung der Arbeitszeiten findet in dieser Tabelle keine Anwendung!
Das ist jetzt keine erschöpfende Beschreibung, aber vielleicht weckt das ja die eine oder andere Idee.
Viel Spass beim Grübeln...
Gruss Andreas
Antwort 3 von fantalight
@Andreas:
Vielen Dank für Deinen Beitrag. Ich kann sicher ein paar Anregungen daraus ziehen. Leider ist meine Anforderung ein wenig anders. Die Tagesdienste der einzelnen Mitarbeiter variieren ständig und setzen sich manchmal auch aus mehreren Teildiensten zusammen, welche im Dienstplan für den Einzelnen sichtbar sein müssen.
Ich habe das jetzt so gelöst, dass ich in Spalte A die Mitarbeiternamen und dann in den nächsten 3 Spalten die Eintragungen "Von" "Was" "Bis" vorgesehen haben. Diese 3er Kombi wiederhole ich dann 5mal (mehr als 5 solche Kombis wurden bislang nie benötigt). Die Felder "Von/Bis" sind Zeitfelder und stellen Anfangs und Endzeit des (Teil)dienstes dar. Im Feld "Was" wird eingetragen, welcher Dienst anliegt.
Soweit so gut... ich weiß jetzt nur noch nicht, ob ich nur 31 Tabellenblätter für jeden Tag zur Verfügung stelle oder ob eine 'Grundmaske' reicht von welcher ich dann die einzelnen Tage als Einzeltabellenblatt ablege resp. abspeichere.
Jemand ne Idee wie ich das am besten angehe?
Danke und Gruß
Torsten
Vielen Dank für Deinen Beitrag. Ich kann sicher ein paar Anregungen daraus ziehen. Leider ist meine Anforderung ein wenig anders. Die Tagesdienste der einzelnen Mitarbeiter variieren ständig und setzen sich manchmal auch aus mehreren Teildiensten zusammen, welche im Dienstplan für den Einzelnen sichtbar sein müssen.
Ich habe das jetzt so gelöst, dass ich in Spalte A die Mitarbeiternamen und dann in den nächsten 3 Spalten die Eintragungen "Von" "Was" "Bis" vorgesehen haben. Diese 3er Kombi wiederhole ich dann 5mal (mehr als 5 solche Kombis wurden bislang nie benötigt). Die Felder "Von/Bis" sind Zeitfelder und stellen Anfangs und Endzeit des (Teil)dienstes dar. Im Feld "Was" wird eingetragen, welcher Dienst anliegt.
Soweit so gut... ich weiß jetzt nur noch nicht, ob ich nur 31 Tabellenblätter für jeden Tag zur Verfügung stelle oder ob eine 'Grundmaske' reicht von welcher ich dann die einzelnen Tage als Einzeltabellenblatt ablege resp. abspeichere.
Jemand ne Idee wie ich das am besten angehe?
Danke und Gruß
Torsten
Antwort 4 von Kauz1
Hallo Torsten...
wie wäre es denn, wenn nur alle 5 Zeilen ein Name steht, und in den ersten 3 Spalten "von;Was;bis" für Tag1...
In den darauffolgenden 3Spalten "von;Was;bis" für Tag2
usw...
So wären es dann 12 Blätter für ein Jahr.
Dein letzter Absatz ist mir noch nicht ganz klar:
Ich verstehe es so, das Du mit der Ablage ein Blatt meinst, in dem die Daten für einen Mitarbeiter zusammengefasst stehen.
Also aus einer Eingabe-maske(Blatt) dorthin übertragen werden.
Müssen die Mitarbeiter auch die Daten der anderen sehen... evtl. zur Orientierung? (Was muss noch - was ist schon erledigt)
Ich weiss: Fragen über Fragen, hi
Gruss Andreas
wie wäre es denn, wenn nur alle 5 Zeilen ein Name steht, und in den ersten 3 Spalten "von;Was;bis" für Tag1...
In den darauffolgenden 3Spalten "von;Was;bis" für Tag2
usw...
So wären es dann 12 Blätter für ein Jahr.
Dein letzter Absatz ist mir noch nicht ganz klar:
Ich verstehe es so, das Du mit der Ablage ein Blatt meinst, in dem die Daten für einen Mitarbeiter zusammengefasst stehen.
Also aus einer Eingabe-maske(Blatt) dorthin übertragen werden.
Müssen die Mitarbeiter auch die Daten der anderen sehen... evtl. zur Orientierung? (Was muss noch - was ist schon erledigt)
Ich weiss: Fragen über Fragen, hi
Gruss Andreas
Antwort 5 von fantalight
Hallo Andreas,
erstmal danke das Du Dir die Mühe machst, dir etwas Gedanken zu dem Projekt zu machen.
Der Ansatz von Dir passt leider nicht zu den Anforderungen. Ich möchte keine Jahresübersicht. Grundsätzlich geht es um eine Tagesübersicht. Wenn es möglich ist, dann halt für 31 Tage in einem (Monats)File. Die Dienste gestalten sich jedoch so flexibel, dass die Vorplanung immer nur 5 Tage voraus möglich ist.
Dieses "von;Was;bis" brauche ich pro Tag und Mitarbeiter 6mal. Ich habe in meinen Vorbereitungsrecherchen festgestellt, dass wohl 5x das absolute Maximum bisher war. Deshalb gehe ich auf 6x "von;Was;bis"-Kombintion, damit ich für alle Eventualitäten abgesichert bin. Es gibt oft auch Dienste, wo das "von;Was;bis" auch nur 1x benötigt wird. Es ist also nicht ganz so kompliziert, wie es vielleicht klingt.
Vielleicht noch zum näheren Verständnis:
nehmen wir als Dienstart mal an: A, B, VL, NL wobei VL für Vorlauf und NL für Nachlauf steht. Dies sind Zeiten, die den Mitarbeitern zur Verfügungen stehen, um den eigentlichen Dienst anzutreten. Sie sollen jedoch einzeln gelistet werden, da im Hintergrund auch noch eine statistische Auswertung der Dienste nach ihren tatsächlichen Zeiten(also ohne VL/NL) erfolgen muß (wird bisher alles einzeln und per Hirn ausgerechnet :-()
Ein Dienst beim Mitarbeiter könnte so aussehen:
07:30|VL|08:00||08:00|A|14:00||14:00|NL|14:30||14:30|B|17:00
Und um Deine Frage zu beantworten... JA! ..die Mitarbeiter müssen die Daten der anderen sehen, weil die Dienste meist in 2er- oder auch 3er-Teams geleistet werden. Allerdings teilen sich die Mitarbeiter in 2 Gruppen, wovon eine im Wechsel immer die Spätdienste und die andere die Frühdienste macht. (auch hier gibt es ab und zu Ausnahmen)
Mein Ansatz ist momentan der, dass ich beide Gruppen auf einem Blatt (ist für den Diensteinteiler übersichtlicher) mit dem zuvor schon angedachten Aufbau pro Tag darstelle; also pro Mitarbeiter 1 Zeile mit den 6x "von;Was;bis" Feldern.
Beim Lesen des letzten Absatzes meines vorherigen Postings fiel mir auf, dass es tatsächlich etwas mißverständlich ist. Ich meinte mit dem Geschreibsel, ob es sinnvoller ist, 31 Tabellenblätter mit dem oben vorgeschlagenen Aufbau in meine Arbeitsmappe aufzunehmen (für jeden Tag eines; also eine Monatsmappe) oder die Grundfunktionalität in ein Blatt einbaue und dieses dann täglich über "Speichern unter" abspeichere. Beim Schreiben fällt mir aber jetzt schon auf, dass wohl erstere Variante die Bessere ist, weil die Dienste so flexibel sind, dass es immer kurzfristige Änderungen geben kann und dann der Tag auch wieder neu geschrieben werden muß.
Im Hinterkopf sollte man allderings noch behalten, das die weitere (bestehende) Anforderung besteht, eine Tages-Gesamtübersicht beider Mitarbeitergruppen für die Führungsriege(n) aus diesen Daten zur Verfügung zu stellen. Diese ist etwas kürzer... als die Mitarbietersicht... heir stehen nur die Dienste ohne VL/NL und wer krank ist, Urlaub oder Lehrgang hat, etc. Ich möchte diese eigentlich über Verweise aus der Mitarbeitersicht generieren.
So das reicht bestimmt erstmal um jeden hier zu verwirren. Ich hoffe, dass ich Dich Andreas jetzt nicht ganz abgeschreckt habe, noch etwas Gedankengut beizutragen. Natürlich würde ich mich auch über Anregungen von anderen freuen.
Gruß
Torsten
erstmal danke das Du Dir die Mühe machst, dir etwas Gedanken zu dem Projekt zu machen.
Der Ansatz von Dir passt leider nicht zu den Anforderungen. Ich möchte keine Jahresübersicht. Grundsätzlich geht es um eine Tagesübersicht. Wenn es möglich ist, dann halt für 31 Tage in einem (Monats)File. Die Dienste gestalten sich jedoch so flexibel, dass die Vorplanung immer nur 5 Tage voraus möglich ist.
Dieses "von;Was;bis" brauche ich pro Tag und Mitarbeiter 6mal. Ich habe in meinen Vorbereitungsrecherchen festgestellt, dass wohl 5x das absolute Maximum bisher war. Deshalb gehe ich auf 6x "von;Was;bis"-Kombintion, damit ich für alle Eventualitäten abgesichert bin. Es gibt oft auch Dienste, wo das "von;Was;bis" auch nur 1x benötigt wird. Es ist also nicht ganz so kompliziert, wie es vielleicht klingt.
Vielleicht noch zum näheren Verständnis:
nehmen wir als Dienstart mal an: A, B, VL, NL wobei VL für Vorlauf und NL für Nachlauf steht. Dies sind Zeiten, die den Mitarbeitern zur Verfügungen stehen, um den eigentlichen Dienst anzutreten. Sie sollen jedoch einzeln gelistet werden, da im Hintergrund auch noch eine statistische Auswertung der Dienste nach ihren tatsächlichen Zeiten(also ohne VL/NL) erfolgen muß (wird bisher alles einzeln und per Hirn ausgerechnet :-()
Ein Dienst beim Mitarbeiter könnte so aussehen:
07:30|VL|08:00||08:00|A|14:00||14:00|NL|14:30||14:30|B|17:00
Und um Deine Frage zu beantworten... JA! ..die Mitarbeiter müssen die Daten der anderen sehen, weil die Dienste meist in 2er- oder auch 3er-Teams geleistet werden. Allerdings teilen sich die Mitarbeiter in 2 Gruppen, wovon eine im Wechsel immer die Spätdienste und die andere die Frühdienste macht. (auch hier gibt es ab und zu Ausnahmen)
Mein Ansatz ist momentan der, dass ich beide Gruppen auf einem Blatt (ist für den Diensteinteiler übersichtlicher) mit dem zuvor schon angedachten Aufbau pro Tag darstelle; also pro Mitarbeiter 1 Zeile mit den 6x "von;Was;bis" Feldern.
Beim Lesen des letzten Absatzes meines vorherigen Postings fiel mir auf, dass es tatsächlich etwas mißverständlich ist. Ich meinte mit dem Geschreibsel, ob es sinnvoller ist, 31 Tabellenblätter mit dem oben vorgeschlagenen Aufbau in meine Arbeitsmappe aufzunehmen (für jeden Tag eines; also eine Monatsmappe) oder die Grundfunktionalität in ein Blatt einbaue und dieses dann täglich über "Speichern unter" abspeichere. Beim Schreiben fällt mir aber jetzt schon auf, dass wohl erstere Variante die Bessere ist, weil die Dienste so flexibel sind, dass es immer kurzfristige Änderungen geben kann und dann der Tag auch wieder neu geschrieben werden muß.
Im Hinterkopf sollte man allderings noch behalten, das die weitere (bestehende) Anforderung besteht, eine Tages-Gesamtübersicht beider Mitarbeitergruppen für die Führungsriege(n) aus diesen Daten zur Verfügung zu stellen. Diese ist etwas kürzer... als die Mitarbietersicht... heir stehen nur die Dienste ohne VL/NL und wer krank ist, Urlaub oder Lehrgang hat, etc. Ich möchte diese eigentlich über Verweise aus der Mitarbeitersicht generieren.
So das reicht bestimmt erstmal um jeden hier zu verwirren. Ich hoffe, dass ich Dich Andreas jetzt nicht ganz abgeschreckt habe, noch etwas Gedankengut beizutragen. Natürlich würde ich mich auch über Anregungen von anderen freuen.
Gruß
Torsten
Antwort 6 von Kauz1
Hallo Torsten..
ich habe mir Dein letztes Posting mehrere Male durchgelesen.
Die geschilderte Aufteilung hört sich sinnvoll und schlüssig an.
Also geht es ansich nur noch um die Übersicht für die 'Führungsriege'.
Die Aufteilung dieses Blattes dürfte auch kein Problem sein, denke ich.
Somit bleibt nur noch über:
Wie kommen die Daten des Dienstplanes auf die Übersicht.
Ist das bis hierher richtig?
Wenn Du das mit Verweisen lösen möchtest, so wäre das auch für mich Neuland... habe ich bislang vermieden.
Ich bin eher geneigt das mit Makros zu lösen, und da weiss ich nicht, ob Dir das zusagt. Bezogen darauf, das bei Änderungen in der Aufteilung der Tabellen natürlich auch der Makro-Code wieder angepasst werden muss.
Gruss Andreas
ich habe mir Dein letztes Posting mehrere Male durchgelesen.
Die geschilderte Aufteilung hört sich sinnvoll und schlüssig an.
Also geht es ansich nur noch um die Übersicht für die 'Führungsriege'.
Die Aufteilung dieses Blattes dürfte auch kein Problem sein, denke ich.
Somit bleibt nur noch über:
Wie kommen die Daten des Dienstplanes auf die Übersicht.
Ist das bis hierher richtig?
Wenn Du das mit Verweisen lösen möchtest, so wäre das auch für mich Neuland... habe ich bislang vermieden.
Ich bin eher geneigt das mit Makros zu lösen, und da weiss ich nicht, ob Dir das zusagt. Bezogen darauf, das bei Änderungen in der Aufteilung der Tabellen natürlich auch der Makro-Code wieder angepasst werden muss.
Gruss Andreas
Antwort 7 von baldfreitag
Antwort 8 von fantalight
Hallo Andreas,
danke für die Validierung meiner Grundgedanken. Ich bastel jetzt mal weiter die Tagesplanung zusammen und erstelle dann die Übersicht für die Führungsriege. Ich wollte eigentlich vermeiden mit Makros zu arbeiten; muß (wenn ich die Übersicht mal erstellt habe) aber mal sehen, ob das machbar ist.
Ich habe die Idee, auch in der Übersicht für die Führungsriege eine Zelle für das Tagesdatum vorzusehen. Über diesen Bezug werden dann über Verweise die Daten (Dienste) aus dem entsprechenden Tabellenblatt "Tagesplanung" geholt. Wenn es soweit ist, werde ich wohl noch einen neuen Thread hier eröffnen, da es ganz gut sein kann, dass ich Hilfe brauche ;-))
@baldfreitag:
Danke für den Link. Ich finde hier sicher ein paar Anregungen. Die Dienstpläne sind aber sicher nicht so komplex wie meine gestellten Anforderungen.
Danke und Gruß
Torsten
danke für die Validierung meiner Grundgedanken. Ich bastel jetzt mal weiter die Tagesplanung zusammen und erstelle dann die Übersicht für die Führungsriege. Ich wollte eigentlich vermeiden mit Makros zu arbeiten; muß (wenn ich die Übersicht mal erstellt habe) aber mal sehen, ob das machbar ist.
Ich habe die Idee, auch in der Übersicht für die Führungsriege eine Zelle für das Tagesdatum vorzusehen. Über diesen Bezug werden dann über Verweise die Daten (Dienste) aus dem entsprechenden Tabellenblatt "Tagesplanung" geholt. Wenn es soweit ist, werde ich wohl noch einen neuen Thread hier eröffnen, da es ganz gut sein kann, dass ich Hilfe brauche ;-))
@baldfreitag:
Danke für den Link. Ich finde hier sicher ein paar Anregungen. Die Dienstpläne sind aber sicher nicht so komplex wie meine gestellten Anforderungen.
Danke und Gruß
Torsten