Abstimmungsschaltflächen in Outlook 2010 verwenden

[imgr=mail_logo-80.png]mail_logo-80.png?nocache=1316628705213[/imgr]Teamassistenten/innen kennen das Problem. Der Chef möchte die Meinung der Abteilungskollegen erfahren und Sie laufen den Mitarbeitern hinterher um eine Antwort zu bekommen. Warum lassen Sie nicht einfach Outlook 2010 die Arbeit für Sie erledigen? Dieser Tipp macht Sie mit der Funktion Abstimmungsschaltflächen vertraut.

Abstimmungsschaltflächen Schritt für Schritt

Starten Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail Nachricht. Legen Sie die Empfänger fest, indem Sie aus Ihrem Adressbuch(1) die Empfängernamen auswählen. Alternativ können Sie auch die E-Mailadressen in die Empfängerleiste neben der „An“ Schaltfläche eintragen. Nachdem die Empfänger eingegeben sind, klicken Sie im Kategorienbereich die Vergrößerungsschaltfläche(2).

(Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken)

Anschließend zeigt sich der nachfolgende Dialog. Wählen Sie das Optionsfeld „Abstimmungsschaltflächen verwenden:“(1) aus. Aus dem Dropdownmenü rechts neben dem Optionsfeld, können Sie eine passende Vorlage für Ihre Schaltflächen verwenden. Sollte keine der Vorlagen auf Ihre Fragestellung passend sein, können Sie auch eigene Antworten mit Semikolon getrennt per Hand eintragen. Nachdem die Schaltflächen gestaltet sind, klicken Sie bitte auf den Button „Schließen“(2).

Nach dem Schließen kehren Sie automatisch zum Erstellungsdialog der E-Mail zurück. Dort geben Sie nun ihren Mitteilungstext ein. Mit einem Klick auf „Senden“ verschicken Sie die E-Mail. Beachten Sie den Inhalt der Infozeile oberhalb des „Senden“ Buttons, der auf die Verwendung der Abstimmungsschaltflächen hinweist.

Nachdem die Nachricht verschickt wurde, erwarten Sie die Antworten der E-Mail Empfänger. Auf der Empfängerseite zeigt sich in Outlook 2010 das nachfolgende Bild. Ebenso wie der Versender erhält der Empfänger in der Infoleiste einen Hinweis auf das Vorhandensein der Abstimmungsschaltflächen. Zeitgleich wird der Button „Abstimmen“(1) eingeblendet, welcher vom Anwender angeklickt werden muss, um die zugesandten Abstimmungsvorschläge einzublenden. In einem weiteren Schritt muss nun aus der vorgegebenen Liste eine Antwort ausgewählt werden(2).

Ist die Auswahl getroffen, möchte Outlook 2010 die Antwort sofort an den Absender verschicken. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“.

Nach dem Versand wird die Nachricht inkl. Ihrer Auswahl, nochmals angezeigt.

Bitte beachten Sie, für den Fall das in Ihrer Organisation ein Microsoft Exchange Server verwendet wird, der Outlook Webaccess für die Verwendung von Abstimmungsschaltflächen nicht geeignet ist.

Der ursprüngliche Absender erhält nun die Antworten der Abstimmungsteilnehmer. Öffnet man eine der empfangenen Mails, erhält man die gewählte Antwort des Absenders.

Mit einen Einfachklick auf die Infoleiste und Auswahl von Abstimmungsresultate anzeigen, kann eine Zusammenfassung der Ergebnisse sichtbar gemacht werden. Gleiches gilt, wenn Sie im Ordner „Gesendete Elemente“ die ursprüngliche E-Mail öffnen und die Schaltfläche „Status“ anklicken.

Nachdem Sie nun mit Hilfe der Outlook Abstimmungsschaltflächen alle benötigten Informationen bequem von Ihrem Schreibtisch aus erhalten können, wünsche ich Ihnen nun viel Erfolg beim Einsatz des Tipps und hoffe, dass Sie die Outlook Abstimmungsschaltflächen oft benutzen werden.