Excel Formeln – Text auf verschieden Zellen mit bestimmten Längen aufteilen

Sie möchten in Excel einen langen Text in einer Zelle auf mehrere Zellen mit einer bestimmten Anzahl an Zeichen aufteilen? Auch dafür gibt es wie sooft keine vorgefertigte Formel in Excel. Mit dieser Anleitung wissen Sie aber trotzdem, wie so etwas funktioniert.

Sie möchten in ihrer Excel Datei einen längeren Text in mehrere kurze Abschnitte aufteilen und diese sollen dabei ungefähr gleich lang sein. Gründe dafür können zum Beispiel die bessere Übersichtlichkeit oder das leichtere Drucken sein. Wie man es aber bewerkstelligt, dass der Text so angezeigt wird, sehen Sie nun.

Beginn:

Zuerst schreiben Sie in die Zelle A1 ihren langen Text, der aufgeteilt werden soll. In die Zelle B2 folgt nun die Anzahl an Zeichen die pro Zelle erreicht werden sollen. Diese werden übrigens nie überschritten. Bei Bedarf können Sie in die Zelle A2 noch den Text „Zeichen pro Zelle“ oder sonstiges schreiben, um klar zu machen, wofür diese Zahl gut ist. Vor allem wenn Sie die Datei in einiger Zeit wieder einmal aufrufen sollten, wäre es dann wichtig zu wissen, wofür diese Zelle steht.

Text pro Zelle:

Nun erfolgt die Ausgabe für den aufgeteilten Text. Dieser wird am besten an in der Spalte A angezeigt. Diese Tatsache würde ich auch nicht verändern, da es sonst mit den Formeln zu kompliziert werden würde. Nun müssen Sie also in die Zelle A4 eine Formel schreiben, die angibt, dass hier der erste Teil des Textes angezeigt werden soll. Nehmen Sie dafür folgende Formel:

=GLÄTTEN(TEIL(A$1;1+SUMME(B$3:B3);B4))

Nachdem Sie die Formel eingetragen haben, sind Sie damit auch schon fertig, da es keine Matrixformel ist, die weitere Betätigungen benötigt. Obwohl Sie alles richtig gemacht haben, werden Sie in dieser Zelle noch keinen Inhalt sehen, dass kommt daher, dass ich der Formel auf die Zellen B3 und B4 verwiesen wird. Diese werde ich aber erst im nächsten Schritt behandeln. Da wir diese Formel aber auch für die anderen Zellen in Spalte 1 verwenden werden, müssen Sie die Formel nach unten kopieren. Klicken Sie dazu erneut die Zelle A4 an. Anschließend fahren Sie mit der Maus über die rechte untere Ecke der Zelle, woraufhin sich der Mauszeiger in ein Kreuz verwandeln wird. Hat er das getan, so klicken Sie nun mit der linken Maustaste und halten Sie sie gedrückt, während Sie die Maus nach unten bewegen. Nach einigen Zellen (Anzahl ist abhängig von der Länge ihres Textes in der Zelle A1) können Sie die Maus nun wieder loslassen und die Formel steht nun auch in den anderen Zellen. Auch hier werden Sie noch nichts sehen, das wird aber gleich erfolgen.

(Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken)

Anzahl an Zeichen pro Zelle:

Jetzt geben Sie an, wie viele Zeichen in einer Zelle stehen werden. Das machen Sie aber nicht manuell, sondern auch das erledigt das Programm. Es wird schauen, nach wie vielen Zeichen ein Cut erfolgen soll, da es ja keine Wörter trennen kann. Um das zu bewerkstelligen, benötigen Sie auch hier wieder eine Formel. Schreiben Sie nun in Zelle B4 also folgendes:

=WENN(LÄNGE(A$1)-SUMME(B$3:B3) < B$2;B$2;FINDEN("#";WECHSELN(TEIL(A$1;SUMME(B$3:B3)+1;B$2);" ";"#";B$2-LÄNGE(WECHSELN(TEIL(A$1;SUMME(B$3:B3)+1;B$2);" ";"")))))

Sofort nachdem Sie diese Zelle eingegeben haben wird hier der erste Wert erscheinen. In meinem Fall war es die Zahl „86“. Da diese Formel in gleicher Form auch für die anderen Zellen der Spalte B verwendet wird, kopieren Sie diese Formel einfach nach unten. Klicken Sie dazu nochmals die Zelle B4 an und fahren Sie mit der Maus über ihre rechte untere Ecke. Wird der Mauszeiger zu einem Kreuz, so klicken Sie und halten Sie die Maus gedrückt, während Sie nach unten fahren. Nach einer gewissen Anzahl an Zellen lassen Sie die Maus wieder los und in den Zellen werden nun die Zahlen erscheinen.

Nachdem nun die Zellen in der Spalte B erfolgreich erstellt wurden, findet man nun in der Spalte A den aufgeteilten Text wieder. Dieser Vorgang ist umgehend nach dem Erstellen der „B“-Zellen passiert. Nun sind Sie am Ziel angekommen und haben den Text auf eine gewünschte Länge aufgeteilt.

Nun wissen Sie, wie man in Excel einen langen Text auf eine bestimmte Länge aufteilen kann. Zu der Zelle B2 bleibt noch zu sagen, dass der Wert hier natürlich nicht kleiner sein darf als die Länge des längsten Wortes, da es sonst unweigerlich getrennt werden müsste.