Microsoft Outlook 2010 – Abwesenheitsnotiz einrichten

Hier zeigen wir, wie Sie mit Microsoft Outlook 2010 eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen können.

Diese Funktion gibt es, seit es Outlook gibt und bietet den Vorteil, dem Versender einer Email Aufschluss über seine Abwesenheit zu geben.

Viele User von Microsoft Outlook 2010 fragen sich seit der Erscheinung; Wo ist sie hin, die wirklich einfach einzustellende und angenehme Funktion des Abwesenheitsagenten?

Mit dem Luxus der drei Klicks ist es zumindest für Nicht-Exchange-User jetzt vorbei und wir haben einige Schritte mehr zu tun, als wir es vielleicht noch von den Vorgängerversionen gewohnt sind.

Aber auch das ist machbar und wir zeigen hier, wie es geht!

1. Starten Sie Ihr Outlook-Programm
2. Öffnen Sie eine neue E-Mail.

Den Betreff füllen wir mit "Abwesenheitsmeldung"
Dann schreiben wir, wie im Beispiel aufgezeigt, unseren Text, um die Versender einer E-Mail zu informieren.
Bitte keinen Empfänger eintragen.

Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken

Jetzt speichern wir diese Email ab.

Es gibt ein Format, mit dem man Outlook Emails in eine Outlook-Vorlage bringen kann. *.oft ist das hier wählbare Format.

Der Speicherort wird von Outlook selbst ausgewählt.
Die Email wird im Ordner Templates gespeichert.
Danach können Sie die Email einfach schließen.

Nun folgt Schritt 2.

Wir erstellen eine neue Regel.

1. Zeigen Sie Ihren Posteingang an (Nur dann ist der Regel-Assistent sichtbar)
2. Klicken Sie auf "Regeln" und auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten"
(Oder über Extras – Regeln und Benachrichtigungen)

Nun öffnet sich der Regel-Assistent
Klicken Sie auf "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden"
Anschließend auf "Weiter"

Im nächsten Fenster des Regel-Assistenten machen Sie bitte einen Haken bei "die nur an mich gesendet wurden" Damit ist sichergestellt, dass Sie beispielsweise nicht auf Email-Verteiler antworten.
Dann klicken Sie bitte wieder auf "Weiter"

Auch hier wieder ein neues Fenster.
Diesmal setzen Sie den Haken bitte bei "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten"
Im unteren Fenster unter "Schritt 2" klicken Sie dann bitte auf das blau hinterlegte "einer bestimmten Vorlage" 

Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie dann die vorab gespeicherte Email als Vorlage einfügen können. Dazu wählen Sie bitte "Vorlage im Dateisystem". Den Ordner navigiert Outlook selbst.

Dann erscheint die von Ihnen vorab erstellte Email.
Diese klicken Sie an und anschließend auf "Öffnen"

Dann werden Sie unter Schritt 2 informiert, dass die Email-Vorlage angenommen wurde und nun Verwendung findet.
Auch hier klicken Sie dann bitte wieder auf "Weiter"

Nun kommen wir zum letzten Fenster.
Der Regel-Assistent zeigt nochmals an, was gemacht werden soll. Hier können Sie dann noch auswählen, ob die bisher empfangenen Emails auch diese Abwesenheitsnotiz erhalten sollen, oder es ab jetzt erst losgehen soll.

Unter "Schritt 3" sehen sie ebenfalls noch eine kleine Zusammenfassung.
Klicken Sie bitte nun auf "Fertig stellen" und Sie haben Ihre Abwesenheitsnotiz erfolgreich eingerichtet.

Sicher ist das neue Outlook eher auf Firmenkunden mit Exchange-Anbindung ausgelegt und die Zielgruppe scheint sich ein wenig verändert zu haben. Wie Sie sehen, ist es dennoch möglich, die früheren Schritte erfolgreich anzuwenden.