Winmail.dat bei MS Outlook – Lösungen für den E-Mail-Absender

Eine mit Abbildungen versehene Erläuterung zu dem leidigen Problem winmail.dat –  Vorschläge zu Lösungen seitens des Absenders

Es werden immer wieder in den Foren durch E-Mail-Absender Fragen zu E-Mail-Anhängen mit der Bezeichnung Winmail.dat gestellt, welche von ihnen nicht angehängt wurde und vom Empfänger nicht zu öffnen sind.

Mal enthält lt. den Schilderungen des Empfängers die E-Mail dieser Anhang, obwohl keine Anlage verschickt wurde, mal sieht es so aus, als ob durch das Versenden die Dateibezeichnung und der Dateityp eines Anhanges verändert wurden. Hinter all dem steckt das ausschließlich in MS Outlook verwendete  Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF) welches bei E-Mails zur Anwendung kommt, die im Rich Text Format (RTF) erstellt wurden. Die meisten Mail-Clients von Drittanbietern können die Winmail.dat jedoch nicht auswerten.

Was kann ein Versender solcher E-Mail nun tun?

Problemlösung auf der Absenderseite

Wenn ein privater Anwender von MS Outlook von dem einen oder anderen Empfänger seiner E-Mail Beschwerden über eine nicht zu öffnende Winmail.dat erhält, hat er zwei Möglichkeiten.

Entweder er verzichtet grundsätzlich auf das RTF-Format bei seinen E-Mails, oder er verwendet dieses weiter und stellt in den von dem Problem mit der Winmail.dat betroffenen Kontakten ein, dass die Nachricht für diesen Empfänger in das Nur-Text-Format konvertiert werden soll.

Wo diese Einstellungen jeweils vorzunehmen sind soll hier für verschiedene Versionen von MS Outlook erläutert werden.

MS Outlook 2000 – Generelle Einstellung des E-Mail-Formates

Über Extras die Optionen aufrufen und das Register E-Mail-Format öffnen. Bei Senden im Nachrichtenformat die Einstellung Nur-Text oder HTML auswählen.

(Zur Darstellung in Originalgröße die Abbildungen anklicken)

^{01-Outlook 2000 – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2000 – E-Mail-Format für einen Kontakt einstellen

Den Kontakt öffnen und unterhalb des Fensters mit der E-Mail-Adresse den Eintrag Als Nur-Text senden aktivieren.

^{02-Outlook 2000 – Kontakt – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2003 – Generelle Einstellung des E-Mail-Formates

Über Extras die Optionen aufrufen und das Register E-Mail-Format öffnen. Bei Verfassen im Nachrichtenformat die Einstellung Nur-Text oder HTML auswählen. Alternativ bei den Outlook Rich-Text Optionen für Internetempfänger In Nur-Text-Format konvertieren oder In HTML-Format konvertieren einstellen.

^{03-Outlook 2003 – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2003 – E-Mail-Format für einen Kontakt einstellen

Den Kontakt öffnen und einen Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse ausführen. Im Kontextmenü die Outlook-Eigenschaften auswählen als Internetformat Als Nur-Text senden einstellen.

Die Einstellung Outlook wählt das optimale Sendeformat besagt, dass die generelle Einstellung zum E-Mail-Format (s.o.) verwendet wird.

Hinweis: Wenn die generelle Einstellung zum E-Mail-Format z.B. das HTML-Format wäre, aber vom Empfänger nur E-Mails im Nur-Text- oder RTF-Format angenommen werden, könnte hier auch eine entsprechende individuelle Einstellung vorgenommen werden.

^{04-Outlook 2003 – Kontakt – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2007 – Generelle Einstellung des E-Mail-Formates

Über Extras die Optionen aufrufen und das Register E-Mail-Format öffnen. Bei Verfassen im Nachrichtenformat die Einstellung Nur-Text oder HTML auswählen. Alternativ bei den Outlook Rich-Text Optionen für Internetempfänger In Nur-Text-Format konvertieren oder In HTML-Format konvertieren einstellen.

^{05-Outlook 2007 – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2007 – E-Mail-Format für einen Kontakt einstellen

Den Kontakt öffnen und einen Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse ausführen. Im Kontextmenü die Outlook-Eigenschaften auswählen als Internetformat Als Nur-Text senden einstellen.

Die Einstellung Outlook wählt das optimale Sendeformat besagt, dass die generelle Einstellung zum E-Mail-Format (s.o.) verwendet wird.

Hinweis: Wenn die generelle Einstellung zum E-Mail-Format z.B. das HTML-Format wäre, aber vom Empfänger nur E-Mails im Nur-Text- oder RTF-Format angenommen werden, könnte hier auch eine entsprechende individuelle Einstellung vorgenommen werden.

^{06-Outlook 2007 – Kontakt – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2010 – Generelle Einstellung des E-Mail-Formates

Über Datei die Optionen aufrufen und in den Outlook-Optionen E-Mail öffnen. Bei Nachrichten in diesem Format verfassen die Einstellung Nur-Text oder HTML auswählen. Alternativ kann weiter unten bei Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger die Einstellung In Nur-Text-Format konvertieren oder In HTML-Format konvertieren vorgenommen werden.

^{07-Outlook 2010 – E-Mail-Format festlegen}

MS Outlook 2010 – E-Mail-Format für einen Kontakt einstellen

Den Kontakt öffnen und einen Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse ausführen. Im Kontextmenü das Untermenü auswählen und auf die Outlook-Eigenschaften klicken. Für das Internetformat Als Nur-Text senden einstellen.

Die Einstellung Outlook wählt das optimale Sendeformat besagt, dass die generelle Einstellung zum E-Mail-Format (s.o.) verwendet wird.

Hinweis: Wenn die generelle Einstellung zum E-Mail-Format z.B. das HTML-Format wäre, aber vom Empfänger nur E-Mails im Nur-Text- oder RTF-Format angenommen werden, könnte hier auch eine entsprechende individuelle Einstellung vorgenommen werden.

^{08-Outlook 2010 – Kontakt – E-Mail-Format festlegen}

Mit den o.a. Einstellungsvarianten sollte künftig eigentlich keiner der E-Mail-Empfänger mit anderen E-Mail-Clients noch eine Winmail.dat erhalten und verschwundene E-Mail-Anhänge hätten dann andere Ursachen. Sollte dies trotzdem passieren werden die E-Mails mit einiger Wahrscheinlichkeit über einen Exchange-Server in einem Firmennetz verschickt, welcher grundsätzlich alle ausgehenden Nachrichten in das RTF-Format konvertiert. In diesem Fall sollte man den Empfänger auf diesen Tipp hinweisen -> Winmail.dat bei MS Outlook – Lösungen für den E-Mail-Empfänger

Weitere Informationen zur Winmail.dat gibt es unter dem Tipp -> Winmail.dat bei MS Outlok – Allgemeine Informationen

Weitere Tipps rund um das Thema E-Mail gibt es unter den -> E-Mail-FAQ