Excel Formeln – X letzten Einträge einer Spalte anzeigen

In diesem Excel Artikel werde ich ihnen heute zeigen, wie Sie es schaffen, dass die letzten x Einträge einer Spalte angezeigt werden. X Steht dabei natürlich für eine Zahl, die Sie beliebig auswählen können. Wie das alles funktioniert, erfahren Sie nun.

Im Alltag können Sie diese Funktion zum Beispiel dafür benutzen, dass nur die neuesten Werte einer Auflistung separat angezeigt werden sollen, da Sie aktuell relevanter oder aussagekräftiger sind. Natürlich können Sie die Werte auch alle manuell abschreiben, jedoch wird das bei großen Datenmengen lästig und außerdem können sich auch Fehler einschleichen. Wie Sie das alles in Sekundenschnelle mit einer einzigen Formel lösen können, erfahren Sie jetzt.

Beginn:

Bevor sie damit anfangen, die letzten Werte auszulesen, müssen natürlich erst einmal Werte vorhanden sein. Am besten verwenden Sie dazu die Spalte A, da Sie dann anschließend die weiter unten aufgeführte Formel nicht noch extra verändern müssen. In der Spalte dürfen Sie aber wirklich alles eintragen, was ihnen einfällt. Egal ob Zahlen, Texte oder Kombinationen aus Sonderzeichen und ähnlichem, die Formel hat damit kein Problem und geht mit allen Varianten fehlerfrei um. Selbst leere Zellen dürfen in der Spalte vorkommen, auch wenn danach noch weitere Werte folgen. Wie Sie sehen können, habe ich in meinem Beispiel zur Verdeutlichung Zahlen und Texte, sowie auch eine leere Zelle gewählt. Möchten Sei die Formel erst einmal zu Demonstrationszwecken benutzen, empfehle ich ihnen einfach ausgefallene Strings zu wählen, um zu testen, was die Formel alles kann. Haben Sie ihre Daten nun eingegeben und ihre Tabelle sieht ungefähr so aus wie meine im Screenshot, so gehen Sie nun zum nächten Abschnitt, in dem ihnen erklärt wird, wie Sie nun mithilfe einer Formel die letzen x Einträge aus der Spalte angezeigt bekommen.

(Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken)

Letzte x Einträge anzeigen:

Nachdem die Werte eingetragen wurden, können Sie jetzt die letzten ausgeben. Dabei steht es ihnen frei, wie viele der letzten Werte angezeigt werden sollen, in meinem Beispiel habe ich die Formel so gewählt, dass die letzten fünf Werte angezeigt werden. Wie Sie das verändern können, erfahren Sie weiter unten. Nun aber zu der Formel. Sollte es ihnen möglich sein, dass Sie die Formel nicht in eine Zelle der Spalte A schreiben müssen, so empfehle ich ihnen dies, da die Formel die Zellen A1 bis A1000 benutzt. Geben Sie die Formel dann in eine dieser Zellen ein, gibt es einen Fehler bezüglich des Zirkelverweises. Nehmen Sie deshalb am besten die Zelle B1 und schreiben Sie in sie folgendes hinein:

=INDEX(A$1:A$1000;KGRÖSSTE(WENN(A$1:A$1000<>"";ZEILE($1:$1000));6-ZEILE()))

Haben Sie die Formel eingegeben, so werden Sie merken, dass die Formel einen Fehler oder ein falsches Ergebnis liefert. Haben Sie sich schon mit Excel befasst, werden Sie wahrscheinlich wissen, woran das liegt, diese Formel ist nämlich eine Matrixformel. Das bedeutet für Sie konkret nun, dass Sie zuerst noch einmal in die Zelle klicken müssen, in die Sie die Formel geschrieben haben, in meinem Beispiel also die Zelle B1. Danach klicken Sie oben in die Bearbeitungszeile der Formel. Haben Sie auch das gemacht, so drücken Sie nun auf ihrer Tastatur abschließend die Tasten STRG+SHIFT+Enter. Nun erscheint in der Zelle der richtige Ausgabewert. In meinem Fall also der fünftletzte String „920“. Aber auch die Formel hat sich verändert, sie sieht, wie es für eine Matrixformel typisch ist, nun so aus:

{=INDEX(A$1:A$1000;KGRÖSSTE(WENN(A$1:A$1000<>"";ZEILE($1:$1000));6-ZEILE()))}

Diese Formel wird auch für die anderen Zellen benutzt, in denen nun die anderen Begriffe eingetragen werden sollen. Das heißt für sie, dass Sie die Formel nach unten kopieren müssen. Klicken Sie dazu nochmals in die Zelle, in der die Formel steht, also die Zelle B1 in meinem Beispiel. Danach fahren Sie mit der Maus über die rechte untere Ecke der Zelle woraufhin sich der Mauszeiger in ein Kreuz verwandelt. Ist das passiert, so drücken Sie nun die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Nun fahren Sie mit der Maus einige Zellen nach unten. Die genaue Anzahl der Zellen, die Sie nach unten fahren müssen, ist die Anzahl an den letzten Begriffen, die angezeigt werden sollen, in meinem Beispiel sind es also 5 Zellen, d.h. bis B5. Schließen Sie noch weitere Zellen mit ein, so bekommen Sie in ihnen den Fehler „#ZAHL!“ angezeigt.
Diese Formel funktioniert aber nur, wenn die letzten fünf Strings angezeigt werden sollen. Möchten Sie eine andere Zahl, so benötigen sie auch eine andere Formel. Das ist aber keine komplett andere Formel, sondern einfach nur die von oben veränderte Formel. Aktuell gibt die „6“ in der Formel die Anzahl an den letzten Strings an, die ausgegeben werden sollen. Verändern sie diese Zahl einfach so, dass sie um 1 größer ist als die Anzahl der letzten Begriffe, die ausgegeben werden sollen. Möchten Sie also, dass die letzten drei Strings angezeigt werden, so schreiben Sie in der Formel anstelle einer „6“ eine „4“.

Nun wissen Sie, wie man mit einer einzigen kleinen Formel die x letzten Begriffe einer Spalte ausgeben kann. Auch das Verändern der Anzahl der auszugebenden Begriffe ist ganz einfach.